Personel özlük dosyası için “kaç yıl saklanmalı?” sorusuna internette çoğu zaman tek kelimelik “10 yıl” cevabı verilir. Fakat özlük dosyasında kimlik bilgisi, bordro, izin, sağlık verisi, iş sağlığı belgeleri, fesih evrakı ve başka birçok belge türü bulunabilir. Her belgenin hukuki dayanağı ve saklanma ihtiyacı aynı değildir.
Bu nedenle en güvenli yaklaşım, bütün dosyayı süresiz tutmak veya tek bir sayıyı herkese uygulamak yerine belge ve amaç bazlı saklama planı oluşturmaktır. KVKK da kişisel verilerin işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesini esas alır.
Özlük dosyasının tamamı için tek bir evrensel süre yok
İş Kanunu işverenin özlük dosyası düzenlemesini ve gerekli belge/kayıtları saklamasını ister; ancak özlük dosyasındaki bütün belge türleri için “tamamı işten çıkıştan sonra şu kadar yıl tutulur” şeklinde tek bir genel süre vermez. Vergi, sosyal güvenlik, iş sağlığı, borçlar hukuku ve dava zamanaşımı gibi farklı düzenlemeler devreye girebilir.
Neden sık sık 10 yıl ifadesi kullanılıyor?
KVKK Kurul kararlarında ve örnek saklama politikalarında, İş Kanunu kapsamındaki bazı çalışan kayıtlarının iş ilişkisinin sona ermesinden sonra 10 yıl saklanmasına ilişkin uygulamalar yer alır. Bunun arkasında hukuki yükümlülüklerin ve olası taleplerin korunması düşüncesi bulunur. Ancak bu örnek, özlük dosyasındaki her belgenin koşulsuz ve değişmez biçimde 10 yıl tutulması gerektiği şeklinde okunmamalıdır.
Bazı işçilik alacaklarında daha kısa zamanaşımı süreleri olabilir
İşçilik alacaklarının türüne göre zamanaşımı süreleri farklılaşabilir. Ücret, fazla çalışma veya izin ücreti gibi alacaklar ile diğer sözleşmesel talepler aynı süreye tabi olmayabilir. Bu nedenle saklama politikasını yalnız tek bir dava süresine bağlamak yerine belge türleri üzerinden hukuk danışmanlığıyla oluşturmak daha güvenlidir.
KVKK açısından “belki lazım olur” diye süresiz saklama doğru değil
Kişisel veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenmeli; ilgili amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmelidir. Çalışan yıllar önce işten ayrılmış ve belgenin saklanmasını gerektiren hukuki veya operasyonel amaç tamamen ortadan kalkmışsa, verinin süresiz arşivde tutulması veri minimizasyonu ve saklama ilkeleriyle çelişebilir.
Özel nitelikli kişisel veriler daha sıkı ele alınmalı
Sağlık verileri gibi özel nitelikli kişisel veriler özlük süreçlerinde zaman zaman işlenebilir. Bu belgeler için hem işleme şartı hem erişim güvenliği hem de saklama süresi daha dikkatli belirlenmelidir. Her İK kullanıcısının sağlık belgelerine erişmesi gerekmez.
Pratik çözüm: belge bazlı saklama matrisi
Bu tabloda doğrudan yıl yazmamak bilinçli bir tercihtir. Kurumun sektörü, belgenin niteliği ve güncel mevzuat aynı belge grubunda bile farklı süre doğurabilir.
Saklama süresi dolunca ne yapılmalı?
Verinin saklanmasını gerektiren hukuki ve işleme amaçları ortadan kalktığında kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi gündeme gelir. İşletmenin periyodik imha takvimi varsa özlük dosyaları da bu sürecin parçası olmalıdır. Dijital arşivde “silindi” denilen bir dosyanın yedeklerde sınırsız kalması da ayrıca değerlendirilmelidir.
İşten ayrılan personelin dosyasını ayrı statüde tutun
Aktif çalışan ile yıllar önce ayrılmış personelin dosyasına aynı erişim yetkisini vermek gereksizdir. Çıkış tamamlandığında dosya “pasif/arşiv” statüsüne alınabilir, erişim daha dar bir yetki grubuna bırakılabilir ve imha tarihi belge bazlı saklama planına göre takip edilebilir.
Saklama süresini belirlerken dört soruyla başlayın
Personel özlük dosyası için tek bir ezber süre yerine belge bazlı saklama politikası kurulmalıdır. 10 yıl birçok iş hukuku kaydı açısından sık kullanılan önemli bir referans olsa da her belgeye otomatik uygulanacak değişmez kural değildir. İşveren, hukuki yükümlülük, olası talep süresi ve KVKK’daki “gerektiği kadar saklama” ilkesini birlikte değerlendirmelidir.
10 yıl kuralını otomatik ezber olarak kullanmayın
Her belge için “bu veriyi hangi amaçla topladık, hangi hukuki yükümlülük veya hakkı destekliyor, olası talep/zamanaşımı süresi nedir ve bu amaç ne zaman sona eriyor?” sorularını ayrı ayrı cevaplamak gerekir. Bu yöntem, bütün özlük dosyasına tek bir yıl sayısı yazmaktan daha sağlıklıdır. İş sözleşmesi, ücret kaydı, sağlık belgesi ve kamera görüntüsü aynı veri yaşam döngüsüne sahip değildir.
Saklama matrisi nasıl hazırlanır?
Uygulamada 10 yıl ifadesinin sık duyulmasının nedeni bazı alacak, ispat ve saklama değerlendirmeleridir. Ancak buradan “özel sektördeki bütün personel belgeleri işten çıkıştan sonra kesin 10 yıl saklanır” sonucu çıkarmak doğru değildir. KVKK bakımından da amaç ortadan kalktığında veya ilgili mevzuatın gerektirdiği süre sona erdiğinde veri silme, yok etme veya anonim hale getirme gündeme gelir.
“Arşive aldık” veriyi sınırsız saklama gerekçesi değildir
Basit bir tabloda belge/veri türü, işleme amacı, hukuki sebep, saklamayı başlatan olay, öngörülen saklama süresi, sorumlu birim ve süre sonunda yapılacak işlem sütunları bulunabilir. Örneğin aktif çalışan dosyası ile ayrılmış çalışan dosyası aynı statüde tutulmaz. Sağlık verileri için erişim ve imha yöntemi ayrıca sıkılaştırılabilir.
Periyodik imha takvimi neden faydalıdır?
Bir dosyanın aktif sistemden arşiv klasörüne taşınması, kişisel veri işlemeyi sona erdirmez. Arşivdeki veriye kimlerin erişebildiği, neden tutulduğu ve ne zaman silineceği yine belirli olmalıdır. Eski çalışanların tüm belgelerini yıllarca ortak ağ klasöründe bırakmak, yalnız operasyonel değil güvenlik açısından da risklidir.
Saklama kararında devam eden uyuşmazlıkları ayrıca işaretleyin
Her belgenin süresi dolduğu anda tek tek işlem yapmak yerine belirli periyotlarda saklama matrisiyle karşılaştırma yapılabilir. Süresi dolan ve amacı kalmayan kayıtlar belirlenir; hukuki ihtilaf nedeniyle saklanması gerekenler ise istisna olarak işaretlenir. Bu süreç kimin neyi sildiğini de kayıt altına alırsa veri yaşam döngüsü denetlenebilir hale gelir.
Yedeklerdeki kişisel veriyi de saklama politikasına dahil edin
Normal saklama süresi dolmuş olsa bile devam eden dava, denetim veya hukuki talep nedeniyle belirli belgelerin korunması gerekebilir. Bu istisnayı bütün dosyanın süresini sınırsız uzatmak yerine “hukuki bekletme” gibi ayrı statüyle yönetmek daha doğrudur. Uyuşmazlık sona erdiğinde belge yeniden normal imha takvimine döner.
Saklama süresi çalışana nasıl anlatılmalı?
Aktif sistemden silinen belge yedeklerde aylarca kalıyorsa veri tamamen ortadan kalkmış değildir. Teknik yedeklerin saklama çevrimi, geri yükleme prosedürü ve imha süreci insan kaynaklarının veri saklama politikasıyla uyumlu olmalıdır. Burada amaç tek tek yedek dosyasından belge silmek değil, yedek yaşam döngüsünü de politika içinde tanımlamaktır.
Saklama politikası bir kez yazılıp unutulmamalı
Aydınlatma metninde “verileriniz mevzuatta öngörülen süreler boyunca saklanır” gibi çok genel bir ifade yerine başlıca veri kategorileri için daha anlaşılır çerçeve sunmak şeffaflığı artırır. Kesin süre her belge için aynı değilse bunu da açıkça belirtmek mümkündür. Böylece çalışan, eski işverende hangi verisinin neden tutulmaya devam ettiğini daha iyi anlayabilir.
Mevzuat, şirket süreçleri ve kullanılan veri kategorileri zamanla değişebilir. Yeni bir yan hak sağlayıcısı, biyometrik sistem veya sağlık uygulaması devreye girdiğinde saklama matrisi de güncellenmelidir. Yılda en az bir kez veri kategorilerini ve süreleri gözden geçirmek, “artık hiç kullanmadığımız ama hâlâ sakladığımız” personel verilerini fark etmeyi sağlar.
Sonuç
Sık Sorulan Sorular
Özlük dosyası 10 yıl saklanmak zorunda mı?
10 yıl birçok çalışan kaydı için yaygın referanstır; ancak özlük dosyasındaki her belge için tek ve değişmez süre olarak görülmemelidir.
İşten ayrılan çalışanın verileri hemen silinir mi?
Hayır. Hukuki yükümlülükler ve olası talepler nedeniyle belirli kayıtların saklanması gerekebilir; süre dolduğunda imha süreci işletilmelidir.
Sağlık belgeleri de aynı süre mi saklanır?
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir ve ilgili özel mevzuat ile KVKK birlikte değerlendirilmelidir.
Saklama süresi dolan dosyaya ne yapılır?
Hukuki saklama amacı kalmadığında uygun yönteme göre silme, yok etme veya anonim hale getirme gündeme gelir.
BasitİK’ta ilgili konu
Aktif ve ayrılmış çalışanların belgelerini kişi bazında arşivlemek için Dijital Özlük Dosyası
Kaynaklar
- KVKK Kurul Kararı 2023/1548
- KVKK Kurul Kararı 2022/896
- 4857 sayılı İş Kanunu
İK süreçlerinizi farklı dosyalarda takip etmeyin
Personel, izin, mesai ve özlük kayıtlarını BasitİK ile tek panelde daha düzenli şekilde yönetin.
BasitİK'yı İncele
