İş Sözleşmeleri
Fiziksel veya taranmış sözleşmeleri ilgili personel kaydıyla birlikte dijital ortamda tutun.
Kağıt ve Dağınık Evrakları Dijitale Taşıyın
Dijital Özlük Dosyası ile Personel Evraklarını Çalışan Bazında Dijitalleştirin
Kağıt klasörlerde, masaüstünde veya e-posta eklerinde duran personel evraklarını tek bir dijital düzende toplayın. BasitİK ile sözleşme, diploma, sertifika ve diğer çalışan belgelerini ilgili personel kaydıyla birlikte yönetin.
Kağıt veya dağınık dijital evrakları merkezi yapıya taşıyın.
Her belgeyi doğru çalışan kaydıyla ilişkilendirin.
E-posta eklerinde kalan belgeleri personel kaydında toplayın.
Belge gerektiğinde klasör değil çalışan üzerinden arayın.
Web tabanlı kullanım
Dijital belge düzeni
Çalışan bazlı kayıt
Ücretsiz Demo
BasitİK hesabınızı oluşturun
Dijital özlük dosyası yapısını incelemek için firma ve yönetici bilgilerinizi girin.
Kayıt tamamlandığında firma yöneticisi hesabınız oluşturulur ve doğrudan panele giriş yaparsınız.
Zaten hesabınız var mı? Panel girişine geçin
Zaten hesabınız var mı? Panel girişine geçin
Kısa Cevap
Dijital Özlük Dosyası Nedir?
Dijital özlük dosyası, çalışanlara ait evrakların fiziksel klasörler, masaüstü klasörleri veya e-posta ekleri yerine dijital ortamda çalışan bazında düzenlenmesini ifade eder. Amaç yalnızca kağıdı tarayıp bilgisayara atmak değil; belgenin doğru kişiyle ilişkilendirilmesi ve ihtiyaç olduğunda kolayca bulunabilmesidir.
Bu sayfanın odağı fiziksel ve dağınık evrak düzeninden dijital çalışan bazlı düzene geçiştir. Günlük personel evrak yönetimini daha geniş açıdan incelemek isterseniz personel özlük dosyası programı sayfasına geçebilirsiniz.
Dijital Özlük DosyasıÇalışana Bağlı
- Kağıt sözleşme
- Dijital kayıt
- E-posta eki
- Personel kartında
- Diploma / sertifika
- Çalışana bağlı
- Eski tarama dosyaları
- Tek düzen
Dağınık Evrak DüzeniZaman Kaybı
- Dolap
- Fiziksel özlük klasörü
- Masaüstü
- Tarama_123.pdf
- E-posta
- Eski yazışmanın eki
- Ortak klasör
- Hangi sürüm güncel?
Neden Dijitalleştirme?
Kağıt Dosya, Masaüstü ve E-posta Aynı Sorunu Farklı Şekilde Üretir
Fiziksel dosya ofiste kalır. Masaüstündeki belge yalnızca o bilgisayarı kullanan kişinin bildiği klasörde olabilir. E-posta eki ise aylar sonra hangi yazışmada kaldığını hatırlatmayabilir.
Dijital özlük dosyasında hedef, bütün dosyaları tek klasöre atmak değil; personel belgesini ilgili çalışanla ilişkilendirerek anlamlı bir dijital düzen oluşturmaktır.
Dijital Düzen
Dijital Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Toplanabilir?
Belge türleri işletmeye ve çalışma şekline göre değişebilir. BasitİK'nın yaklaşımı, takip etmek istediğiniz personel evraklarını ilgili çalışan kaydıyla birlikte düzenli tutmaktır.
Diploma ve Eğitim Belgeleri
Diploma ve eğitim belgelerini çalışan bazında düzenleyerek dosya adına bağlı kalmadan bulun.
Sertifikalar
Mesleki ve görevle ilgili sertifikaları ilgili çalışanın dijital evrakları arasında saklayın.
E-posta ile Gelen Belgeler
Personelden e-posta ile gelen evrakları yalnızca posta kutusunda bırakmak yerine çalışan kaydıyla ilişkilendirin.
Taranmış Evraklar
Daha önce taranmış dosyaları genel klasörlerde bırakmak yerine doğru personel kaydı altında toplayın.
Diğer Personel Belgeleri
İşletmenizin takip ettiği diğer çalışan evraklarını da aynı düzen içinde dijital olarak yönetin.
Geçiş Süreci
Kağıt ve Dağınık Evraklardan Dijital Özlük Dosyasına Nasıl Geçilir?
Bir anda bütün arşivi dönüştürmek zorunda değilsiniz. En pratik yaklaşım çalışan bazında ilerlemek ve kullanılan belgeleri kontrollü biçimde dijital düzene taşımaktır.
Mevcut Evrakları Belirleyin
Hangi personel belgelerinin fiziksel klasörde, bilgisayarda veya e-postada tutulduğunu çıkarın.
Çalışan Kaydını Açın
Belgeyi önce doğru çalışanla eşleştirin. Dijital düzenin temel noktası dosya değil personeldir.
Belgeleri Dijital Kayda Ekleyin
Mevcut dijital dosyaları veya taranmış evrakları çalışan kaydı altında toplamaya başlayın.
Yeni Evrakları Aynı Düzenle Devam Ettirin
Yeni gelen personel belgelerini e-posta veya masaüstünde bırakmadan doğrudan ilgili kayda ekleyin.
Karşılaştırma
Kağıt Özlük Dosyası ile Dijital Özlük Dosyası Arasındaki Fark
Dijital kullanımın temel amacı evrakın çalışanla birlikte daha düzenli, bulunabilir ve merkezi bir yapıda tutulmasıdır.
| İhtiyaç | Kağıt / Dağınık Dijital Takip | BasitİK ile Dijital Özlük Dosyası |
|---|---|---|
| Belgeye erişim | Dolap, masaüstü veya e-posta içinde aranır. | İlgili çalışan kaydından ulaşılır. |
| Belgenin sahibi | Dosya adı veya klasör yapısından anlaşılmaya çalışılır. | Belge doğrudan personele bağlıdır. |
| E-posta ekleri | Eski yazışmalarda kalabilir. | Çalışan kaydına eklenerek merkezi hale getirilir. |
| Taranmış dosyalar | Genel klasörlerde karışabilir. | Çalışan bazında düzenlenir. |
| Günlük kullanım | Belgeyi kimin tuttuğunu sormak gerekebilir. | Yetkili kullanıcı ilgili çalışanın kaydına bakar. |
Kimler İçin?
Dijital Özlük Dosyası Hangi İşletmeler İçin Faydalı?
Personel evraklarının farklı fiziksel ve dijital kanallara dağıldığı işletmeler için çalışan bazlı dijital düzen özellikle faydalı hale gelir.
Kağıt Klasör Kullanan İşletmeler
Personel özlük belgelerini ağırlıklı olarak fiziksel klasörlerde tutan ve belge ararken zaman kaybeden işletmeler.
Büyüyen Şirketler
Çalışan sayısı arttıkça e-posta, ortak klasör ve masaüstü düzeninin yetersiz kaldığı ekipler.
İK ve Ofis Ekipleri
Personel belgelerine günlük olarak ulaşan, yeni evrak ekleyen ve çalışan bazında kayıt tutan ekipler.
Karar Verirken
Dijital Özlük Dosyası Seçerken Nelere Dikkat Etmelisiniz?
Dijital arşiv yalnızca dosya yükleme ekranından ibaret olmamalıdır. Belgenin doğru çalışanla ilişkili olması, sonradan kolay bulunması ve kullanıcıların teknik bilgiye ihtiyaç duymadan evrak ekleyebilmesi önemlidir.
Ayrıca sistemin kapsamını doğru anlamak gerekir. BasitİK'nın bu sayfadaki odağı personel evraklarının dijital ve çalışan bazlı yönetimidir; resmi kurum entegrasyonu veya elektronik imza hizmeti iddiası değildir.
Belgeler çalışan bazında ilişkilendirilebiliyor mu?
Evrak ekleme ve bulma işlemi sade mi?
E-posta ve mevcut dijital dosyalar merkezi düzene taşınabiliyor mu?
Personel kartından ilgili belgelere ulaşılabiliyor mu?
Yeni evraklarda aynı düzen sürdürülebiliyor mu?
İlgili Çözümler
Dijital Evrak Yönetimini Diğer Personel Süreçleriyle Birlikte İnceleyin
Bu sayfa dijitalleşme ve çalışan bazlı evrak düzenine odaklanır. Daha geniş ihtiyaçlar için ilgili BasitİK sayfalarına geçebilirsiniz.
SSS
Dijital Özlük Dosyası Hakkında Sık Sorulan Sorular
Dijital özlük dosyası nedir?
Çalışanlara ait personel evraklarının fiziksel klasörler veya dağınık bilgisayar dosyaları yerine dijital ortamda çalışan bazında düzenli tutulmasını ifade eder.
Dijital özlük dosyasında hangi belgeler tutulabilir?
İşletmenin kullandığı yapıya göre iş sözleşmeleri, diploma, sertifika ve diğer personel evrakları ilgili çalışan kaydıyla birlikte tutulabilir.
Kağıt özlük dosyası ile dijital özlük dosyası arasındaki fark nedir?
Kağıt özlük dosyasında evraka erişim fiziksel klasöre bağlıdır. Dijital özlük dosyasında belgeler çalışan kaydıyla ilişkilendirilerek dijital ortamda daha kolay bulunabilir.
Dijital özlük dosyası ile personel özlük dosyası programı aynı şey mi?
Birbirine yakın kavramlardır. Dijital özlük dosyası fiziksel ve dağınık evrakların dijital ortama taşınmasına odaklanır. Personel özlük dosyası programı ise çalışan evraklarının kişi bazında günlük yönetimini daha geniş biçimde ele alır.
Dijital özlük dosyası küçük işletmeler için faydalı mı?
Evet. Az sayıda çalışan olsa bile personel evrakları fiziksel klasör, e-posta ve bilgisayar klasörlerine dağılabilir. Çalışan bazlı dijital düzen belgeye ulaşmayı kolaylaştırabilir.
BasitİK resmi kurum entegrasyonu veya elektronik imza hizmeti sunuyor mu?
Bu sayfada anlatılan özellik resmi kurum entegrasyonu veya elektronik imza hizmeti değildir. Odak, personel evraklarını dijital ortamda çalışan kaydıyla birlikte düzenli tutmaktır.
Personel Evraklarını Kağıt, Masaüstü ve E-posta Arasında Dağıtmak Yerine Dijitalde Toplayın
Sözleşme, diploma, sertifika ve diğer personel belgelerini çalışan kaydıyla birlikte dijital düzende yönetin.