“Yeni Vardiya” yalnızca saat şablonunu oluşturur. Çalışanın planında görünmesi için ayrıca Tek Gün Ata veya Toplu Vardiya Ata ile çalışan ve gün seçmeniz gerekir.
Üç farklı kayıt var
Vardiya tanımı, günlük plan ve gerçekleşen çalışma birbirinden ayrıdır. Böylece “planladım” ile “çalıştı” karışmaz.
Vardiya tanımı
Tekrar kullanacağınız saat ve mola düzeni. Örnek: Sabah, 09:00–18:00, 60 dakika mola.
Vardiya ataması
Bir çalışana belirli gün için seçilen vardiya. Örnek: Ayşe Demir, 2 Kasım, Sabah.
Giriş / çıkış
Çalışanın gerçekten giriş ve çıkış yaptığı saatler. Örnek: Ayşe 09:08'de giriş yaptı.
Vardiya atamak, kendi başına giriş veya çıkış kaydı oluşturmaz.
1. Vardiya saatlerini tanımlayın
Firma panelindeki Vardiya Yönetimi ekranında Yeni Vardiya düğmesine basın. Ad, başlangıç saati, bitiş saati, mola süresi ve durum girip Kaydet deyin.
| Örnek vardiya | Başlangıç | Bitiş | Mola | Net süre |
|---|---|---|---|---|
| Sabah Vardiyası | 09:00 | 18:00 | 60 dk | 8 saat |
| Gece Vardiyası | 22:00 | 06:00 | 30 dk | 7 saat 30 dakika |
Bitiş saati başlangıçtan önceyse veya ona eşitse sistem bitişi ertesi gün kabul eder. 22:00–06:00 toplam 8 saat sürer; 30 dakikalık mola çıkarılınca net süre 7 saat 30 dakikadır.
Aynı firma içinde vardiya adları farklı olmalıdır. Pasif vardiyalar yeni atamada seçilmez. Mevcut planlarda kullanılan vardiya silinemez; gerektiğinde pasife alınır.
2. Bir çalışana tek gün atayın
Vardiya Atama ekranında Tek Gün Ata düğmesine basın. Çalışanı, aktif vardiyayı ve tarihi seçin. İsterseniz not ekleyip Kaydet deyin.
Ayşe Demir'e 2 Kasım 2026 için “Sabah Vardiyası” atarsanız, plan tablosunda o gün için 09:00–18:00 görünür. Ayşe de çalışan panelindeki Giriş / Çıkış ekranında günün planını görür.
Ayşe 09:08'de giriş yaptığında gerçek giriş saati ayrı bir çalışma kaydı olarak tutulur.
Bir çalışanın aynı gün için yalnızca bir aktif vardiya planı olabilir. İşe başlama tarihinden önce veya işten ayrılma tarihinden sonra atama yapılamaz. O gün giriş / çıkış kaydı varsa plan eklenemez, düzenlenemez ve silinemez.
3. Toplu vardiya atayın
Birden fazla kişi veya gün için Vardiya Atama → Toplu Vardiya Ata kullanın.
- Çalışanları seçin. Arama kutusunda ad veya personel numarasıyla bulabilirsiniz.
- Aktif vardiyayı, başlangıç tarihini ve bitiş tarihini seçin.
- Çalışılacak Günler bölümünden günleri işaretleyin. “Hafta içi” Pazartesi–Cuma; “Her gün” Pazartesi–Pazar demektir.
- Mevcut vardiyaların üzerine yaz seçeneğini kontrol edin, gerekiyorsa not girip Vardiyaları Oluştur deyin.
Ayşe ve Mehmet'e 2–6 Kasım 2026 arasında “Sabah Vardiyası”nı ve “Hafta içi” günlerini seçtiniz.
Bu üst sınırdır. Var olan planlar veya korunması gereken günler nedeniyle gerçek sayı azalabilir.
- Üzerine yaz kapalı: Seçilen günde plan varsa o plan korunur. Örnekte bir gün doluysa en fazla 9 yeni kayıt oluşur, 1 kayıt korunur.
- Üzerine yaz açık: Mevcut plan seçtiğiniz vardiya ve notla güncellenir. Giriş / çıkış kaydı bulunan gün yine değiştirilmez.
- İşe başlama öncesi ve işten ayrılma sonrası günler atlanır.
Toplu işlemde en fazla 200 çalışan seçebilirsiniz. Başlangıç ve bitiş tarihleri arasındaki fark 366 günü aşamaz. Sonuç mesajı oluşturulan, güncellenen, korunan ve atlanan kayıt sayılarını gösterir.
Planı bulun ve düzeltin
Vardiya Atama tablosunda tarih, çalışan, vardiya, saat ve notu görebilirsiniz. Çalışan, vardiya ve tarih filtreleriyle arayın. Sayfa ilk açıldığında tarih aralığı içinde bulunulan aydır; eski bir plan görünmüyorsa tarih aralığını genişletin.
Yanlış planı satırdaki Düzenle veya Sil ile düzeltin. Giriş / çıkış kaydı oluşmuş bir günün planı değiştirilemez. Vardiya tanımının saatini veya adını değiştirmek için Vardiya Yönetimi ekranına dönün.
Çalışan tarafında ne olur?
Atanan vardiya, çalışanın Giriş / Çıkış ekranında o günün planı olur. Çalışan giriş yaptığında vardiyanın saat ve mola bilgileri çalışma kaydına alınır. Gerçek giriş ve çıkış saatleriyle geç giriş, erken çıkış ve çalışma süresi hesaplanır.
Atama yoksa firmanın genel çalışma günleri ve varsayılan çalışma saatleri kullanılır. Atama bulunan gün çalışma günü sayılır; hafta sonu veya tatil gününe toplu atama yaparken seçili günleri bu yüzden kontrol edin.
Sık karşılaşılan durumlar
| Durum | Neyi kontrol etmeliyim? |
|---|---|
| Vardiya listede görünmüyor | Vardiya tanımı aktif mi? |
| Çalışana atama yapılamıyor | Aynı günde plan veya giriş / çıkış kaydı var mı? Tarih işe giriş ve ayrılış sınırları içinde mi? |
| Toplu atama az kayıt oluşturdu | Mevcut planları, giriş / çıkış kayıtlarını ve çalışma tarihi sınırlarını sonuç mesajında kontrol edin. |
| Plan tabloda görünmüyor | Çalışan, vardiya ve tarih filtrelerini genişletin. |
| Vardiya silinemiyor | Personel planlarında kullanılıyorsa silmek yerine pasife alın. |