İşe Alım Takip Programı ile Aday Başvuru Görüşme ve İşe Alım Süreçlerini Yönetin

Yeni bir çalışan ararken yalnızca iş ilanı yayınlamak yeterli değildir. Gelen başvuruların düzenli tutulması, uygun adayların belirlenmesi, görüşmelerin planlanması ve işe alım kararının takip edilmesi gerekir. Basit İK, işletmelerin işe alım süreçlerini daha düzenli bir yapıda yönetmesine yardımcı olarak aday başvurularından görüşme aşamalarına kadar insan kaynakları ekiplerinin işini kolaylaştırır.

Özellikle aynı anda birden fazla pozisyon için personel arayan işletmelerde aday bilgileri kısa sürede dağılabilir. Özgeçmişler e-postalarda, görüşme notları farklı dosyalarda ve aday durumları kişisel notlarda tutulduğunda işe alım sürecini takip etmek zorlaşır. basitik.com üzerindeki Basit İK ile işe alım sürecinizi insan kaynakları yönetiminizin bir parçası haline getirerek adayları ve sonraki personel süreçlerini daha merkezi bir düzende yönetebilirsiniz.

İşe Alım Takip Programı Nedir?

İşe alım takip programı, açık pozisyonlar için başvuran adayların işe alım sürecindeki ilerleyişini düzenli olarak takip etmeye yardımcı olan bir insan kaynakları sistemidir.

Bir adayın yalnızca adı ve özgeçmişi değil;

• hangi pozisyona başvurduğu,
• başvuru durumu,
• görüşme aşaması,
• görüşme notları,
• adayla ilgili değerlendirmeler,
• işe alım sonucu

gibi bilgiler de işe alım sürecinin parçasıdır.

Bu kayıtların merkezi şekilde tutulması, özellikle çok sayıda başvuru alan işletmelerde adayların birbirine karışmasını önler.

İşe alım takip sistemi sayesinde İK ekibi hangi adayla görüşüldüğünü, hangi adayların sonraki aşamaya geçtiğini ve hangi pozisyonların halen açık olduğunu daha kolay takip edebilir.

Aday Başvurularını Tek Merkezde Toplayın

İşe alım sürecindeki ilk sorunlardan biri aday bilgilerinin farklı kaynaklara dağılmasıdır.

Başvurular;

• iş ilanı platformlarından,
• şirketin kariyer sayfasından,
• e-posta üzerinden,
• çalışan referanslarından,
• doğrudan yapılan başvurulardan

gelebilir.

Başvuruların farklı kanallardan gelmesi normaldir. Asıl problem, bu adayların daha sonra ortak bir sistem içerisinde takip edilmemesidir.

Örneğin satış temsilcisi pozisyonu için 60 başvuru geldiğini düşünelim.

Bazı adayların özgeçmişi e-postada, bazıları indirilen PDF dosyalarında, bazı adaylarla yapılan görüşmeler ise yöneticinin kişisel notlarında bulunuyorsa birkaç gün sonra sürecin güncel durumunu anlamak güçleşir.

İşe alım takip programı adayları ortak bir düzen içerisinde takip ederek bu dağınıklığı azaltır.

Adayları Başvurdukları Pozisyona Göre Takip Edin

Her aday aynı pozisyon için değerlendirilmez.

Bir işletme aynı dönemde;

• yazılım geliştirici,
• satış temsilcisi,
• muhasebe uzmanı,
• müşteri temsilcisi,
• depo personeli,
• insan kaynakları uzmanı

gibi farklı pozisyonlar için personel arayabilir.

Aday kayıtlarının pozisyon bilgisiyle birlikte tutulması, işe alım sürecinin daha anlaşılır olmasını sağlar.

İnsan kaynakları ekibi satış pozisyonuna başvuran adaylarla teknik pozisyona başvuran adayları birbirinden ayırabilir.

Bu yapı aynı zamanda pozisyon bazında kaç aday bulunduğunu ve işe alım sürecinin hangi aşamada olduğunu görmeyi kolaylaştırır.

Görüşme Süreçlerini Düzenli Takip Edin

Adayın özgeçmişinin uygun bulunması işe alım kararının verildiği anlamına gelmez.

İşe alım sürecinde bir veya birden fazla görüşme yapılabilir.

Örneğin süreç;

1. ilk başvuru kontrolü,
2. telefon görüşmesi,
3. insan kaynakları görüşmesi,
4. departman yöneticisi görüşmesi,
5. son değerlendirme,
6. işe alım kararı

şeklinde ilerleyebilir.

İşletmenin yapısına göre bu aşamalar daha kısa veya daha uzun olabilir.

Önemli olan adayın hangi aşamada olduğunun açık biçimde takip edilmesidir.

Bir adayla görüşme yapıldıktan sonra sonucu kayıt altına alınmazsa birkaç gün içerisinde aynı aday hakkında tekrar bilgi toplamak gerekebilir.

Merkezi işe alım sistemi bu bilgi kaybını azaltır.

Görüşme Notlarını Aday Kaydıyla Birlikte Tutun

Mülakat sırasında adayla ilgili önemli bilgiler ortaya çıkar.

Örneğin;

• deneyim seviyesi,
• pozisyona uygunluğu,
• teknik veya mesleki yetkinlikleri,
• çalışma beklentileri,
• önceki iş tecrübeleri,
• görüşmeye katılan yöneticinin notları

işe alım kararında rol oynayabilir.

Bu notların yalnızca görüşmeyi yapan kişinin defterinde veya bilgisayarında kalması, diğer yöneticilerin sürece dahil olmasını zorlaştırır.

Aday bilgileriyle birlikte görüşme notlarının düzenli tutulması, işe alım kararının daha sistemli verilmesini sağlar.

Aynı aday ikinci görüşmeye geçtiğinde önceki görüşmedeki bilgilerin yeniden toplanmasına gerek kalmaz.

Adayları Birbirleriyle Daha Kolay Karşılaştırın

Bir pozisyon için onlarca başvuru gelebilir ancak bunların yalnızca birkaç tanesi son aşamaya kadar ilerler.

Son üç aday arasında karar verirken yalnızca özgeçmişlere bakmak yeterli olmayabilir.

Adayların;

• deneyimi,
• görüşme sonuçları,
• pozisyona uygunluğu,
• yöneticilerin notları,
• süreçteki mevcut durumu

birlikte görülmelidir.

Kayıtlı bir işe alım süreci, adayların daha düzenli karşılaştırılmasını sağlar.

Buradaki amaç insan kararını yazılıma bırakmak değildir. Program, karar verecek kişilerin ihtiyaç duyduğu bilgileri düzenli tutar.

Nihai işe alım kararı yine işletmenin kendi ihtiyaçlarına ve adayla yaptığı görüşmelere göre verilir.

İnsan Kaynakları ve Departman Yöneticileri Birlikte Çalışabilir

İşe alım süreci yalnızca insan kaynaklarının yürüttüğü bir işlem değildir.

İK ekibi adayın genel uygunluğunu ve işe alım sürecini takip ederken departman yöneticisi adayın mesleki yeterliliğiyle ilgilenebilir.

Örneğin bir yazılım geliştirici işe alınacaksa insan kaynakları ilk görüşmeyi yaptıktan sonra teknik görüşme ilgili ekip yöneticisi tarafından gerçekleştirilebilir.

Satış personelinde ise satış yöneticisi adayın iletişim becerileri ve saha deneyimi hakkında görüş bildirebilir.

Sürecin merkezi tutulması, farklı yöneticilerden gelen bilgilerin tek aday kaydı etrafında toplanmasını kolaylaştırır.

Çok Sayıda Aday Arasında Kaybolmayın

Bir pozisyona beş aday başvurduğunda manuel takip yapmak kolay olabilir.

Ancak başvuru sayısı 50, 100 veya daha fazla olduğunda aynı yöntem hızla zorlaşır.

Özellikle aynı anda birkaç farklı pozisyon açık olduğunda;

• hangi adayın arandığı,
• kimle görüşme yapıldığı,
• kimin ikinci görüşmeye geçtiği,
• hangi adayın elendiği,
• kimin karar aşamasında olduğu

karışabilir.

İşe alım takip programının temel faydalarından biri bu süreci görünür hale getirmesidir.

İK ekibi aday havuzunda hangi işlemlerin tamamlandığını daha kolay takip eder.

Aday Durumlarını Güncel Tutun

İşe alım sürecindeki her aday aynı durumda değildir.

Adaylar işletmenin kullandığı sürece göre farklı aşamalarda bulunabilir.

Örneğin;

• yeni başvuru,
• ön inceleme,
• görüşme bekliyor,
• görüşme yapıldı,
• ikinci görüşme,
• karar aşaması,
• işe alındı,
• uygun bulunmadı

gibi durumlar kullanılabilir.

Aday durumlarının güncel tutulması işe alım sürecinin genel görünümünü netleştirir.

Böylece İK ekibi bir adayın özgeçmişini her açtığında sürecin baştan anlaşılması gerekmez.

Açık Pozisyonların İşe Alım Sürecini İzleyin

İşe alım yalnızca adaylardan oluşmaz. İşletmenin hangi pozisyonlarda çalışan aradığı da takip edilmelidir.

Örneğin aynı anda;

• iki satış temsilcisi,
• bir muhasebe uzmanı,
• üç depo çalışanı

aranıyor olabilir.

Adayların açık pozisyonlarla bağlantılı şekilde takip edilmesi, insan kaynaklarının hangi pozisyondaki işe alımın tamamlandığını görmesini kolaylaştırır.

Özellikle büyüyen işletmelerde sürekli yeni çalışan ihtiyacı ortaya çıktığı için pozisyon ve aday süreçlerinin ortak bir düzende yürütülmesi önem kazanır.

Excel ile Aday Takibinin Zorluklarını Azaltın

İşe alım süreçlerinde Excel sık kullanılan araçlardan biridir.

Başlangıçta;

gibi bir tablo yeterli görünebilir.

Ancak başvuru sayısı arttıkça tablo genişler.

Özgeçmişler farklı klasörlerde tutulmaya, görüşme notları ayrı sütunlara eklenmeye ve aynı dosyanın farklı kişilerde farklı sürümleri oluşmaya başlayabilir.

İşe alım takip programı aday sürecini yalnızca tablo halinde saklamak yerine insan kaynakları sürecinin bir parçası haline getirir.

E-posta ve Mesaj Trafiğine Bağımlılığı Azaltın

Adaylarla yapılan görüşmeler sonrasında ekip içerisinde şu tür mesajlar sık görülür:

“Dünkü aday nasıldı?”

“Bu kişiyle ikinci görüşme yapıldı mı?”

“Satış pozisyonundaki adayın CV'si kimde?”

“Geçen hafta görüştüğümüz adayın sonucu ne oldu?”

Bu sorular işe alım bilgilerinin merkezi tutulmadığının işaretidir.

Aday kayıtları ve süreç bilgileri ortak bir sistemde tutulduğunda ekip üyelerinin birbirinden sürekli bilgi istemesine olan ihtiyaç azalır.

İşe Alınan Adayı Personel Sürecine Aktarın

İşe alım sürecinin en önemli noktalarından biri adayın işe kabul edilmesinden sonra başlar.

Aday artık bir çalışan haline gelir.

Bu aşamada;

• personel kaydının oluşturulması,
• departmanının belirlenmesi,
• pozisyon bilgisinin girilmesi,
• işe giriş tarihinin kaydedilmesi,
• gerekli belgelerin hazırlanması,
• onboarding işlemlerinin başlatılması

gibi süreçler devreye girer.

Basit İK'nın güçlü taraflarından biri, işe alım sürecini işletmenin diğer insan kaynakları işlemlerinden tamamen kopuk düşünmemesidir.

İşe alınan adayın ardından personel yönetimi, evrak, departman, izin ve diğer İK süreçleri aynı sistem üzerinden devam ettirilebilir.

Bu, işe alım yazılımını yalnızca aday listesinden ibaret görmek yerine insan kaynakları sürecinin başlangıç noktası haline getirir.

İşe Alım ve Onboarding Süreçlerini Birbirinden Ayırın

İşe alım ve onboarding birbirine bağlı ancak farklı süreçlerdir.

İşe alım, doğru adayın bulunması ve işe kabul edilmesine kadar devam eder.

Onboarding ise işe kabul edilen çalışanın şirkete katılmasıyla başlar.

İşe alım sürecinde;

• aday başvurusu,
• ön inceleme,
• görüşmeler,
• aday değerlendirmesi,
• işe alım kararı

öne çıkar.

Onboarding sürecinde ise;

• çalışan kaydı,
• işe giriş evrakları,
• departman ve pozisyon,
• ilk gün görevleri,
• şirket içi uyum

gibi işlemler bulunur.

Bu iki sürecin birbirine bağlanması adaydan çalışana geçişi daha düzenli hale getirir.

Büyüyen İşletmeler İçin İşe Alım Takibi Neden Önemlidir?

Personel ihtiyacı yılda birkaç kez ortaya çıkan küçük bir ekipte aday takibi daha basit olabilir.

Ancak işletme büyüdükçe işe alım sürekli hale gelir.

Yeni şube açılması, satış ekibinin büyümesi, yeni departman kurulması veya personel değişimi nedeniyle aynı anda birden fazla pozisyon için çalışan aranabilir.

Bu noktada işe alım süreçlerinin yalnızca birkaç kişinin hafızasına bağlı kalması risk oluşturur.

Merkezi bir sistem;

• aday bilgisinin kaybolmasını azaltır,
• görüşme süreçlerini görünür hale getirir,
• ekip içi koordinasyonu kolaylaştırır,
• açık pozisyonların takibini düzenler,
• işe alınan adayın personel sürecine geçişini kolaylaştırır.

İşe Alım Takip Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Her işletmenin işe alım yöntemi aynı değildir.

Bu nedenle kullanılacak sistemin işletmenin gerçek sürecine uyum sağlaması önemlidir.

Bir işe alım takip programında özellikle;

• aday bilgilerinin merkezi tutulması,
• pozisyon bazlı takip,
• aday durumlarının yönetimi,
• görüşme süreçlerinin kaydedilmesi,
• görüşme notlarının saklanması,
• farklı işe alım aşamalarının takip edilmesi,
• işe alınan adayın personel sistemine dahil edilmesi

gibi özellikler önem taşır.

Kullanım kolaylığı da göz ardı edilmemelidir.

İnsan kaynakları ekibinin yalnızca aday durumunu güncellemek için karmaşık ekranlar arasında dolaştığı bir sistem süreci kolaylaştırmak yerine yeni iş yükü oluşturabilir.

Basit İK ile İşe Alım Süreçlerinizi Daha Düzenli Yönetin

İşe alım süreci aday başvurularının toplandığı bir liste olmaktan daha fazlasıdır.

Doğru adayın bulunması için başvuruların düzenlenmesi, görüşmelerin takip edilmesi, aday durumlarının güncel tutulması ve işe alım kararlarının kayıtlı bir süreç içerisinde yürütülmesi gerekir.

Basit İK, işe alım sürecini işletmenin diğer insan kaynakları işlemleriyle birlikte yönetmek isteyen ekipler için sade bir yapı sunar.

Aday sürecinin ardından işe alınan çalışanı personel kayıtlarına dahil ederek departman, pozisyon, evrak, izin ve diğer insan kaynakları işlemlerine aynı sistem içerisinde devam edebilirsiniz.

Basit İK'nın amacı gereksiz karmaşıklık oluşturmak değil, günlük insan kaynakları işlemlerini daha düzenli ve takip edilebilir hale getirmektir.

İşe alım ve personel süreçlerinizi tek sistem üzerinden yönetmek için Basit İK'yı basitik.com üzerinden ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

İşe alım takip programı ne işe yarar?

İşe alım takip programı aday başvurularının, açık pozisyonların, görüşmelerin ve işe alım aşamalarının düzenli olarak takip edilmesine yardımcı olur.

Aday takip programı ile işe alım takip programı aynı şey mi?

İki ifade çoğu zaman benzer amaçlarla kullanılır. Aday takip programı daha çok adayların başvuru ve görüşme aşamalarına odaklanırken işe alım takip programı açık pozisyondan işe alım kararına kadar daha geniş bir süreci kapsayabilir.

Mülakat notları işe alım sisteminde tutulabilir mi?

Adayla yapılan görüşmelere ilişkin notların aday kaydıyla birlikte tutulması, sonraki görüşmelerde ve işe alım kararında sürecin daha düzenli yürütülmesini sağlar.

Birden fazla pozisyon için aday takibi yapılabilir mi?

Evet. İşletmeler farklı pozisyonlara başvuran adayları ayrı işe alım süreçleri içerisinde takip ederek hangi pozisyonda kaç aday bulunduğunu daha kolay yönetebilir.

İşe alınan adayın personel kaydı oluşturulabilir mi?

İşe alım tamamlandıktan sonra aday artık personel sürecine geçer. Basit İK ile çalışan bilgileri, departman, pozisyon, evrak ve diğer insan kaynakları süreçleri merkezi şekilde yönetilebilir.

İşe alım programı Excel yerine kullanılabilir mi?

Aday sayısı arttıkça Excel tablolarında durum, görüşme ve özgeçmiş takibi zorlaşabilir. İşe alım takip programı aday süreçlerini insan kaynakları sisteminin bir parçası olarak daha düzenli yönetmeye yardımcı olur.