10–50 Çalışanlı İşletmeler İçin İK Programı

10–50 çalışanlı bir işletmede personel sayısı ilk bakışta yönetilebilir görünebilir. Ancak izin talepleri, çalışma saatleri, fazla mesailer, personel belgeleri, maaş bilgileri, görevler ve çalışan kayıtları farklı dosyalarda tutulmaya başladığında süreç hızla karmaşıklaşabilir. Basit İK, bu ölçekteki işletmelerin insan kaynakları süreçlerini tek merkezden yönetebilmesi için personel yönetimi, izin, mesai, vardiya, puantaj, belge ve diğer çalışan süreçlerini aynı sistem altında bir araya getirir.

Özellikle ayrı bir insan kaynakları departmanı bulunmayan veya İK süreçlerini bir ya da iki kişinin yürüttüğü işletmelerde iş yükünün önemli bir bölümü manuel takipten kaynaklanır. Basit İK'da çalışan kayıtlarının merkezi tutulması, izin süreçlerinin yönetilmesi, mesai bilgilerinin takip edilmesi ve personel belgelerinin düzenlenmesi sayesinde işletmenin büyümesiyle birlikte artan operasyonel yük daha kontrollü yönetilebilir.

10–50 çalışanlı işletmelerde İK yönetimi neden zorlaşır

10 kişilik bir ekipte personel süreçlerinin Excel dosyaları, mesajlaşma uygulamaları veya fiziksel klasörlerle takip edilmesi bir süre yeterli olabilir. Ancak çalışan sayısı 20, 30 veya 50 kişiye doğru ilerledikçe aynı yöntemler giderek daha fazla manuel işlem gerektirir.

Örneğin bir çalışanın izin talebi mesajla alınırken başka bir çalışanın talebi e-posta üzerinden gelebilir. Bir departmanın fazla mesaileri ayrı bir Excel dosyasında, diğer departmanın çalışan belgeleri başka bir klasörde tutulabilir.

Bu yapı büyüdükçe şu sorunlar ortaya çıkabilir:

• Hangi çalışanın ne kadar izin hakkı kaldığının takip edilmesi zorlaşır.
• Fazla mesai kayıtları farklı dosyalara dağılabilir.
• Çalışan belgelerinde eksikler gözden kaçabilir.
• Personel bilgilerinin güncel hali konusunda karışıklık yaşanabilir.
• Vardiya ve çalışma saatlerini kontrol etmek daha fazla zaman alabilir.
• Yönetici ve çalışan arasındaki taleplerin takibi zorlaşabilir.
• Aynı veri birden fazla Excel dosyasında tekrar tutulabilir.
• İK süreçlerinin belirli kişilerin hafızasına bağlı hale gelmesi riski oluşabilir.

Bu nedenle işletmenin yüzlerce çalışanı olmasını beklemeden merkezi bir İK sistemine geçmek operasyonel açıdan avantaj sağlayabilir.

Küçük işletmeler için İK programı ne işe yarar

Küçük işletmeler için İK programı, çalışanlarla ilgili farklı süreçlerin tek noktada toplanmasını sağlar.

Amaç yalnızca bir personel listesi oluşturmak değildir. Çalışanın şirketteki sürecinin farklı parçalarının birbiriyle bağlantılı şekilde yönetilebilmesidir.

Örneğin bir personelin kaydında;

• temel çalışan bilgileri,
• departmanı,
• pozisyonu,
• şubesi veya lokasyonu,
• izin bilgileri,
• çalışma kayıtları,
• fazla mesaileri,
• belgeleri,
• maaş bilgileri,
• görevleri

gibi farklı verilerin merkezi olarak tutulması İK operasyonunu önemli ölçüde sadeleştirir.

Basit İK'nın temel yaklaşımı da personel süreçlerinin birbirinden kopuk dosyalar yerine aynı yönetim panelinden takip edilmesini sağlamaktır.

Personel bilgilerini tek merkezde yönetin

Çalışan sayısı arttıkça personel bilgilerinin düzenli tutulması daha önemli hale gelir.

Bir çalışanın telefon numarası, pozisyonu veya departmanı değiştiğinde farklı dosyaların ayrı ayrı güncellenmesi gerekebilir. Bu durum zaman içerisinde aynı çalışan hakkında birden fazla farklı bilgi oluşmasına neden olabilir.

Merkezi personel yönetiminde ise her çalışan için tek kayıt bulunur.

Çalışanlar;

• departman,
• pozisyon,
• şube,
• çalışma durumu

gibi bilgilerle organize edilebilir.

Basit İK'da personel kayıtlarının tek merkezden yönetilebilmesi özellikle 10–50 çalışan aralığındaki işletmelerde kimin hangi görevde ve hangi organizasyon yapısı içerisinde çalıştığının daha kolay takip edilmesini sağlar.

İzin süreçlerini mesajlardan çıkarın

Küçük ekiplerde izin taleplerinin WhatsApp veya sözlü iletişim üzerinden yürütülmesi sık görülen bir yöntemdir.

Ancak çalışan sayısı arttığında şu sorular ortaya çıkmaya başlar:

• Kim hangi tarihte izin istedi?
• Talep onaylandı mı?
• Çalışanın ne kadar izin hakkı kaldı?
• Geçmiş izin kayıtları nerede?
• Aynı departmanda aynı tarihte kaç kişi izinli?

İzin yönetimi sistem üzerinden yapıldığında talepler ve geçmiş kayıtlar daha düzenli tutulabilir.

Basit İK ile izin talepleri, izin türleri, izin kayıtları ve çalışanların izin süreçleri merkezi olarak yönetilebilir.

Bu durum özellikle ayrı bir İK personeli bulunmayan işletmelerde yöneticilerin manuel kayıt yükünü azaltır.

Mesai ve çalışma sürelerini daha düzenli takip edin

Çalışanların işe giriş ve çıkış bilgileri, fazla mesaileri ve çalışma süreleri de personel sayısı arttıkça daha fazla operasyon gerektirir.

Bir işletmede 5 kişinin çalışma kaydını manuel kontrol etmek kolay olabilir. Ancak 30 veya 40 çalışanın aylık kayıtlarının ayrı ayrı kontrol edilmesi ciddi zaman harcatabilir.

İK programı kullanıldığında;

• giriş ve çıkış kayıtları,
• çalışma süreleri,
• geç kalmalar,
• erken çıkışlar,
• fazla çalışma kayıtları

daha düzenli takip edilebilir.

Basit İK'da giriş-çıkış, fazla mesai, vardiya ve aylık puantaj süreçlerinin aynı yapı içerisinde bulunması, çalışma verilerinin farklı kaynaklardan toplanması ihtiyacını azaltır.

Vardiyalı çalışan ekiplerde merkezi planlama önemlidir

10–50 çalışanlı her işletme standart 09.00–18.00 çalışma düzenine sahip olmayabilir.

Restoranlar, oteller, depolar, mağazalar, sağlık kuruluşları, üretim işletmeleri ve saha ekiplerinde farklı vardiyalar bulunabilir.

Vardiya planlaması manuel olarak yapıldığında;

• yanlış vardiya atamaları,
• çalışanların programdan geç haberdar olması,
• vardiya ile puantaj arasında uyuşmazlık

gibi sorunlar yaşanabilir.

Basit İK üzerinden vardiya ve personel çalışma süreçlerinin merkezi tutulması, özellikle farklı saatlerde çalışan ekiplerin yönetimini kolaylaştırır.

Personel belgelerini klasörler arasında aramayın

Çalışan sayısı yükseldikçe personel evrakları da büyüyen başka bir operasyon alanıdır.

Bir personelin belgeleri fiziksel klasörde, diğerinin belgeleri bilgisayardaki bir klasörde, başka bir çalışanın belgesi ise e-posta içerisinde kalabilir.

Bu yaklaşım zamanla belge kontrolünü zorlaştırır.

İK programı kullanıldığında çalışan belgelerinin personel kaydıyla ilişkilendirilmesi mümkündür.

Böylece işletme;

• hangi çalışanın hangi belgesine sahip olduğunu,
• eksik belgeleri,
• güncellenmesi gereken kayıtları,
• çalışana ait dokümanları

daha kolay kontrol edebilir.

Basit İK'nın çalışan belge yönetimi, personel kayıtlarıyla belgelerin aynı yapı altında tutulmasına yardımcı olur.

Departman ve şube bazlı çalışan yönetimi

50 çalışana yaklaşan bir işletmede herkes aynı ekip içerisinde çalışmaz.

Örneğin işletmede;

• satış,
• operasyon,
• muhasebe,
• insan kaynakları,
• depo,
• teknik ekip

gibi farklı departmanlar bulunabilir.

Birden fazla lokasyonu bulunan işletmelerde buna şube yapısı da eklenir.

İK programının yalnızca çalışan isimlerini listelemesi bu noktada yeterli değildir. Çalışanların organizasyon yapısına göre sınıflandırılabilmesi gerekir.

Basit İK'da departman, pozisyon ve şube/lokasyon bilgilerinin personel kayıtlarıyla birlikte yönetilebilmesi, büyüyen işletmelerin organizasyon yapısını daha düzenli tutmasına yardımcı olur.

Personel görevlerini takip etmek neden önemlidir

Küçük işletmelerde görevler çoğu zaman sözlü olarak veya mesajlaşma uygulamaları üzerinden verilir.

Çalışan sayısı arttığında;

• görevi kimin aldığı,
• ne zaman tamamlanması gerektiği,
• hangi görevlerin beklediği

gibi bilgiler kolaylıkla kaybolabilir.

Personel görev yönetimi, çalışan süreçlerinin yalnızca izin ve mesai ile sınırlı kalmamasını sağlar.

Basit İK'daki görev ve hatırlatma yapısı kullanılarak çalışanlarla ilişkili görevlerin ve önemli tarihlerin daha merkezi şekilde takip edilmesi mümkündür.

Çalışan duyurularını tek merkezden paylaşın

30–40 çalışan bulunan bir şirkette önemli bir duyurunun herkese ulaşıp ulaşmadığını anlamak da zorlaşabilir.

Şirket içi duyurular;

• çalışma düzeni değişiklikleri,
• tatil bilgilendirmeleri,
• toplantılar,
• şirket içi prosedürler,
• genel personel bilgilendirmeleri

için kullanılabilir.

Basit İK'daki duyuru yönetimi sayesinde çalışan iletişiminin de personel süreçlerinin bulunduğu sistem içerisinde yürütülmesi mümkün hale gelir.

Böylece farklı iletişim kanallarındaki bilgi dağınıklığı azaltılabilir.

Excel ne zaman yetersiz kalmaya başlar

Excel güçlü ve esnek bir araçtır. Özellikle işletmenin ilk dönemlerinde personel kayıtlarının tutulması için yeterli olabilir.

Sorun Excel kullanılması değil, tüm İK operasyonunun birbirinden bağımsız dosyalara dönüşmesidir.

Örneğin ayrı ayrı;

• çalışan listesi.xlsx
• izinler.xlsx
• mesailer.xlsx
• maaşlar.xlsx
• belgeler.xlsx
• vardiyalar.xlsx

dosyaları oluşmaya başladığında bilgiler arasındaki ilişkiyi manuel olarak yönetmek gerekir.

Çalışan sayısı 10'dan 30'a, ardından 50'ye ilerlediğinde dosya sayısı aynı kalırken içindeki işlem hacmi büyür.

Bu nedenle İK yazılımına geçiş için belirleyici unsur yalnızca personel sayısı değildir. Manuel süreçlerin ne kadar zaman almaya başladığı daha önemli bir göstergedir.

İK departmanı olmayan işletmeler de kullanabilir

İnsan kaynakları programı kullanmak için büyük bir İK departmanına sahip olmak gerekmez.

Aksine, ayrı bir İK ekibi bulunmayan işletmelerde merkezi sistem kullanımı daha önemli olabilir.

Örneğin 25 çalışanlı bir şirkette personel süreçlerini şirket sahibi veya idari işler sorumlusu yürütüyor olabilir.

Bu kişinin aynı anda;

• izinleri,
• çalışan belgelerini,
• çalışma kayıtlarını,
• maaş bilgilerini,
• görevleri

manuel takip etmesi önemli bir operasyon yükü oluşturabilir.

Basit İK gibi merkezi bir İK programının amacı bu işlemleri daha düzenli bir yapıya taşımaktır.

10–50 çalışanlı bir işletme İK programı seçerken nelere bakmalı

Her işletmenin ihtiyacı aynı değildir. Bu nedenle yalnızca özellik sayısına bakmak doğru seçim kriteri olmayabilir.

Bu ölçekteki işletmeler için özellikle şu başlıklar önemlidir:

• Kullanımının kolay olması
• Personel kayıtlarının merkezi tutulması
• İzin süreçlerinin yönetilebilmesi
• Mesai ve puantaj desteği
• Vardiya yönetimi
• Personel belgelerinin saklanabilmesi
• Departman ve şube desteği
• Çalışanların kendi süreçlerine erişebilmesi
• Yetkilendirme yapısının bulunması
• Raporların kolay anlaşılması

Kullanılmayacak yüzlerce özellik yerine işletmenin günlük personel süreçlerini gerçekten kolaylaştıran bir yapı daha fazla değer sağlayabilir.

İşletme büyüdükçe sistemi değiştirmek zorunda kalmayın

İK sistemine geçişi sürekli ertelemenin nedenlerinden biri de “şimdilik çalışan sayımız az” düşüncesidir.

Ancak süreçler işletme küçükken düzenli kurulursa büyüme döneminde yeni sisteme geçiş daha kolay olur.

Örneğin 15 çalışan varken;

• departman yapısının,
• personel belgelerinin,
• izin kayıtlarının,
• çalışma düzeninin

sistem içerisinde oluşturulması, işletme 40 çalışana ulaştığında aynı altyapının kullanılmaya devam etmesini sağlar.

Bu nedenle 10–50 çalışan aralığı, dijital İK süreçlerinin kurulması için uygun bir dönemdir.

Basit İK ile personel süreçlerini tek panelde yönetin

Basit İK, büyümeye başlayan işletmelerin personel süreçlerini farklı Excel dosyaları, klasörler ve mesajlar arasında yönetmek yerine merkezi bir yapıya taşımasına yardımcı olur.

Personel kayıtlarından izin yönetimine, mesai ve vardiyadan puantaja, çalışan belgelerinden görevlere kadar farklı süreçlerin tek panel içerisinde bulunması özellikle küçük ve orta büyüklükteki ekiplerde operasyonel düzen sağlar.

10–50 çalışanlı bir işletmede insan kaynakları süreçlerini daha sistemli yönetmek, mevcut çalışan kayıtlarını düzenlemek ve büyüyen ekibiniz için merkezi bir yapı oluşturmak istiyorsanız Basit İK'yı kullanmaya başlayabilirsiniz.