Personel Puantaj Takip Programı ile Aylık Çalışma İzin ve Mesai Kayıtlarını Yönetin

Çalışanların ay boyunca hangi günlerde çalıştığını, ne zaman izin kullandığını, fazla mesai yapıp yapmadığını ve çalışma kayıtlarında eksik bulunup bulunmadığını takip etmek personel sayısı arttıkça zorlaşabilir. Basit İK, personel, izin, mesai, vardiya ve çalışma kayıtlarını aynı sistem içerisinde yönetmeye yardımcı olarak aylık puantaj hazırlığını daha düzenli hale getirir.

Basit İK'da personel bilgilerini, izin hareketlerini, fazla mesaileri ve çalışma kayıtlarını birbirinden bağımsız Excel dosyalarında tutmak yerine çalışan bazında takip edebilirsiniz. Böylece ay sonunda puantaj hazırlarken farklı kaynaklardan veri toplamak yerine dönem boyunca oluşan kayıtları kontrol ederek ilerleyebilirsiniz.

Personel Puantaj Takip Programı Nedir

Personel puantaj takip programı, çalışanların belirli bir dönem içerisindeki çalışma durumlarını düzenli şekilde takip etmeye yardımcı olan sistemdir.

Puantaj yalnızca çalışanın işe geldiği günlerin sayılması anlamına gelmez.

Aylık değerlendirmede;

• çalışılan günler,
• izinli günler,
• devamsızlıklar,
• vardiyalar,
• fazla mesailer,
• eksik çalışma kayıtları,
• resmi tatil veya farklı çalışma durumları

gibi birçok bilginin birlikte değerlendirilmesi gerekebilir.

Bu nedenle puantaj hazırlığının güvenilir olabilmesi için ay içerisindeki personel hareketlerinin düzenli şekilde kayıt altına alınması önemlidir.

Personel puantaj takip programı bu bilgilerin çalışan ve tarih bazında daha kolay kontrol edilmesini sağlar.

Excel ile Puantaj Takibi Neden Zorlaşır

Az sayıda çalışan bulunan işletmelerde aylık puantaj başlangıçta Excel tablosuyla takip edilebilir.

Ancak ekip büyüdükçe tabloya işlenmesi gereken bilgi miktarı da artar.

Örneğin 40 çalışanlı bir işletmede her çalışan için bir ay boyunca;

• çalışma günleri,
• izinler,
• fazla mesailer,
• vardiya değişiklikleri,
• eksik giriş çıkışlar,
• devamsızlıklar

ayrı ayrı kontrol edilmek zorunda kalabilir.

İzinler başka bir dosyada, mesailer başka bir tabloda ve vardiyalar farklı bir listede tutuluyorsa puantaj hazırlamak veri toplamaya dönüşür.

Bu yapı özellikle ay sonunda insan kaynakları veya idari işler ekibinin önemli miktarda zaman harcamasına neden olabilir.

Merkezi bir puantaj takip sistemi ise ilgili kayıtların aynı personel yapısı altında değerlendirilmesini kolaylaştırır.

Aylık Çalışma Kayıtlarını Personel Bazında Takip Edin

Puantaj hazırlığında temel ihtiyaçlardan biri hangi çalışanın hangi gün çalıştığının görülebilmesidir.

Sadece toplam çalışma gününe bakmak her zaman yeterli değildir.

Örneğin aynı ay içerisinde bir çalışan;

• normal çalışma yapmış,
• iki gün yıllık izin kullanmış,
• bir gün raporlu olmuş,
• üç gün fazla mesai yapmış,
• bir gün farklı vardiyada görev almış

olabilir.

Ay sonunda yalnızca toplam gün sayısının bulunması bu detayların kaybolmasına neden olabilir.

Basit İK ile çalışan kayıtlarını diğer personel hareketleriyle birlikte değerlendirmek, aylık çalışma düzeninin daha anlaşılır şekilde görülmesine yardımcı olur.

İzin Bilgilerini Puantajdan Ayrı Düşünmeyin

Puantaj kontrolünde izin kayıtları önemli bir yere sahiptir.

Çalışanın belirli bir tarihte çalışma kaydının bulunmaması her zaman devamsızlık anlamına gelmez.

Personel;

• yıllık izin,
• mazeret izni,
• ücretsiz izin,
• sağlıkla ilişkili izin veya rapor,
• işletmenin kullandığı başka bir izin türü

nedeniyle çalışmamış olabilir.

İzin bilgileri ayrı bir Excel tablosunda tutuluyorsa puantaj hazırlanırken her çalışan için bu listenin tekrar kontrol edilmesi gerekir.

Basit İK'da izin süreçlerinin personel kayıtlarıyla birlikte yönetilmesi, izinli günlerin aylık çalışma kontrolü sırasında daha kolay değerlendirilmesini sağlar.

Böylece izinli çalışan ile açıklaması bulunmayan çalışma eksikliğinin birbirinden ayrılması kolaylaşır.

Fazla Mesai Kayıtlarını Aylık Puantajla Birlikte Değerlendirin

Çalışanın normal çalışma düzeninin dışında yaptığı fazla çalışmalar da aylık kayıtların önemli parçalarından biridir.

Fazla mesai bilgilerinin yalnızca mesaj, not veya ayrı Excel listelerinde tutulması ay sonunda eksik kayıt oluşmasına neden olabilir.

Örneğin çalışan ay içerisinde dört farklı tarihte fazla mesai yaptıysa her kayıt için;

• çalışan,
• tarih,
• süre,
• gerekli açıklamalar

düzenli şekilde tutulmalıdır.

Basit İK'da fazla mesai kayıtlarının çalışan bazında tutulabilmesi, aylık puantaj kontrolü sırasında bu bilgilerin daha kolay incelenmesine yardımcı olur.

Puantaj ile fazla mesai takibinin amacı aynı değildir. Puantaj aylık çalışma tablosunu daha geniş açıdan değerlendirirken mesai takibi normal çalışma düzeninin dışında gerçekleşen fazla çalışma kayıtlarına odaklanır.

Vardiyalı Çalışanlarda Puantaj Takibi

Vardiyalı çalışan işletmelerde puantaj hazırlamak standart ofis düzenine göre daha karmaşık olabilir.

Her personelin aynı gün ve aynı saatlerde çalışması gerekmez.

Örneğin işletmede;

• sabah vardiyası,
• akşam vardiyası,
• gece vardiyası,
• dönüşümlü çalışma,
• hafta sonu vardiyası

bulunabilir.

Bir çalışanın belirli bir gün giriş kaydının bulunmaması, o gün devamsız olduğu anlamına gelmeyebilir. Öncelikle o tarihte çalışması gereken vardiya kontrol edilmelidir.

Bu nedenle vardiya planı ile gerçekleşen çalışma bilgilerinin birlikte değerlendirilmesi önemlidir.

Basit İK'nın vardiya ve personel çalışma süreçlerini aynı yapı içerisinde toplaması, vardiyalı ekiplerde aylık puantaj kontrolünü daha düzenli hale getirir.

Eksik Çalışma Kayıtlarını Ay Sonundan Önce Fark Edin

Puantaj hazırlığındaki en büyük problemlerden biri eksik kayıtların ay sonunda fark edilmesidir.

Örneğin bir çalışan;

• giriş kaydı oluşturmuş ancak çıkışı eksik bırakmış,
• vardiya değişikliğini sisteme işlememiş,
• izin talebini zamanında kaydetmemiş,
• fazla mesai kaydı eksik bırakılmış

olabilir.

Bu sorunlar yalnızca ay sonunda kontrol edilirse geçmişe dönük bilgi toplamak gerekebilir.

Personel kayıtlarının dönem boyunca düzenli tutulması ise eksikliklerin daha erken görülmesini sağlar.

Böylece ay sonu puantaj hazırlığı, sıfırdan veri toplamak yerine mevcut kayıtların kontrol edildiği bir sürece dönüşebilir.

Devamsızlıkları Puantajda Doğru Değerlendirin

Çalışanın planlanan çalışma gününde işe devam etmemesi puantaj açısından ayrıca değerlendirilmelidir.

Ancak devamsızlık kaydının doğru yorumlanması için izin, vardiya ve çalışma bilgileri birlikte incelenmelidir.

Örneğin bir çalışanın çalışma kaydı bulunmuyorsa önce;

• o gün vardiyası var mı,
• izin kaydı bulunuyor mu,
• rapor veya mazeret bilgisi mevcut mu,
• kayıt eksikliği yaşanmış olabilir mi

soruları değerlendirilmelidir.

Bu kontroller yapılmadan her eksik çalışma günü doğrudan devamsızlık olarak kabul edilmemelidir.

Merkezi personel kayıtları bu ayrımın daha sağlıklı yapılmasına yardımcı olur.

Departman Bazında Aylık Puantaj Kontrolü

Çalışan sayısı arttıkça puantajın yalnızca kişi bazında değil departman bazında da değerlendirilmesi gerekebilir.

Örneğin bir işletmede;

• satış,
• operasyon,
• depo,
• muhasebe,
• teknik ekip,
• müşteri hizmetleri

gibi farklı departmanlar bulunabilir.

Her departmanın çalışma düzeni ve vardiya yapısı farklı olabilir.

Çalışanların departman ve pozisyon bilgileriyle birlikte tutulması, aylık çalışma kayıtlarının ekip bazında daha düzenli incelenmesini sağlar.

Bu yapı özellikle çok sayıda çalışanı bulunan veya farklı ekiplerin farklı çalışma saatlerine sahip olduğu işletmeler için önemlidir.

Şubeli İşletmelerde Puantaj Yönetimi

Birden fazla şubesi veya lokasyonu bulunan işletmelerde aylık çalışma kayıtlarını merkezden toplamak ayrı bir operasyon oluşturabilir.

Her şubenin kendi Excel dosyasını hazırlaması, dosyaların e-posta veya mesaj yoluyla merkeze gönderilmesi ve ardından bu kayıtların birleştirilmesi hata ihtimalini artırabilir.

Çalışanların şube bilgileriyle birlikte merkezi sistemde tutulması bu süreci daha düzenli hale getirir.

Merkez yöneticileri farklı lokasyonlardaki çalışanların personel, izin ve çalışma kayıtlarını aynı yapı içerisinde değerlendirebilir.

Bu özellikle mağazalar, restoranlar, klinikler, depolar, hizmet işletmeleri ve şube ağı bulunan şirketlerde faydalıdır.

Puantaj Takibini Ay Sonuna Bırakmayın

Puantaj çoğu işletmede ay sonunda yapılan bir işlem gibi düşünülür.

Ancak sağlıklı bir aylık çalışma tablosu için kayıtların ay boyunca oluşturulması gerekir.

Örneğin fazla mesainin gerçekleştiği gün kaydedilmesi, izin taleplerinin sistem üzerinden yürütülmesi ve vardiya bilgilerinin güncel tutulması ay sonundaki iş yükünü önemli ölçüde azaltır.

Aksi halde ay sonunda;

“Bu çalışan o gün izinli miydi?”

“Bu fazla mesai hangi tarihte yapılmıştı?”

“Bu personelin vardiyası değişmiş miydi?”

gibi soruların cevaplarını yeniden araştırmak gerekir.

Basit İK ile günlük personel hareketlerini düzenli şekilde kaydetmek, aylık puantaj hazırlığını daha kontrollü hale getirir.

Puantaj Takip Programı Hangi İşletmeler İçin Uygundur

Puantaj takibi yalnızca yüzlerce çalışanı bulunan şirketlerin ihtiyacı değildir.

Çalışma günü, izin, mesai veya vardiya bilgilerini düzenli olarak kontrol etmek isteyen birçok işletme için faydalıdır.

Özellikle;

• üretim firmaları,
• mağazalar,
• depolar,
• restoranlar,
• oteller,
• klinikler,
• güvenlik şirketleri,
• temizlik firmaları,
• lojistik şirketleri,
• çağrı merkezleri,
• saha ekipleri,
• vardiyalı çalışan işletmeler

puantaj kayıtlarını merkezi şekilde yönetmekten faydalanabilir.

Ayrıca 10–50 çalışan aralığında olup İK işlemlerini şirket sahibi, muhasebe veya idari işler personelinin yürüttüğü işletmelerde de manuel puantaj yükünün azaltılması önemlidir.

Personel Puantaj Takip Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli

Puantaj programı seçerken yalnızca aylık bir tablo oluşturup oluşturmadığına bakmak yeterli değildir.

Puantajı oluşturan verilerin nasıl toplandığı da önemlidir.

Bir sistem değerlendirilirken şu konular incelenebilir:

• Personel bilgilerinin merkezi tutulması
• İzin kayıtlarının çalışanla ilişkilendirilmesi
• Fazla mesailerin tarih ve süre bazında tutulması
• Vardiya bilgilerinin yönetilebilmesi
• Çalışma kayıtlarının dönemsel incelenebilmesi
• Departman ve şube yapısının desteklenmesi
• Yetkilendirme yapılabilmesi
• Geçmiş kayıtların görüntülenebilmesi
• Kullanımının günlük İK operasyonlarını zorlaştırmaması

Puantajı ayrı bir sistemde, izinleri başka bir uygulamada ve mesaileri Excel'de tutmak yerine bu bilgilerin aynı personel yapısında bulunması daha düzenli bir çalışma ortamı sağlar.

Puantaj Takibi ile Bordro Aynı Şey Değildir

Puantaj ve bordro birbirleriyle ilişkili olabilse de aynı süreç değildir.

Puantaj; çalışanın çalışma günleri, izinleri, mesaileri ve devam bilgileri gibi dönemsel personel kayıtlarının düzenlenmesine odaklanır.

Bordro ise ücret, yasal kesintiler, vergi, SGK ve benzeri ücret hesaplama süreçlerini kapsayan daha farklı bir alandır.

Bu nedenle personel puantaj takip programı kullanılması tek başına otomatik bordro hesaplandığı anlamına gelmez.

İşletmeler kendi ücret ve bordro süreçlerini ilgili mevzuat ve kullandıkları muhasebe altyapısına göre ayrıca yürütmelidir.

Basit İK ile Aylık Puantaj Süreçlerini Daha Düzenli Yönetin

Aylık puantaj hazırlığının zorlaşmasının temel nedenlerinden biri çalışma bilgilerinin farklı kaynaklara dağılmasıdır.

Personel bilgileri bir yerde, izinler başka bir yerde, fazla mesailer mesajlarda ve vardiya planı ayrı tabloda tutulduğunda ay sonunda bütün kayıtların tekrar birleştirilmesi gerekir.

Basit İK ile personel, izin, fazla mesai, vardiya ve puantaj süreçlerini aynı sistem içerisinde takip edebilirsiniz.

Böylece aylık çalışma kayıtlarını hazırlarken geçmiş mesajları ve farklı Excel dosyalarını tek tek araştırmak yerine çalışan bazında oluşturulan kayıtları kontrol ederek ilerleyebilirsiniz.

Personel puantaj süreçlerinizi daha düzenli yönetmek ve günlük İK kayıtlarını tek merkezde toplamak için Basit İK'yı ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Personel puantaj takip programı nedir

Personel puantaj takip programı, çalışanların belirli bir dönem içerisindeki çalışma, izin, mesai ve diğer devam kayıtlarının çalışan bazında takip edilmesine yardımcı olan sistemdir.

Puantajda hangi bilgiler takip edilir

İşletmenin çalışma düzenine göre çalışılan günler, izinler, devamsızlıklar, vardiyalar, fazla mesailer ve diğer personel çalışma hareketleri puantaj değerlendirmesinde kullanılabilir.

Puantaj ile mesai takibi aynı şey mi

Hayır. Puantaj çalışanın dönem içerisindeki genel çalışma durumunu değerlendirirken mesai takibi normal çalışma süresinin dışındaki fazla çalışma kayıtlarına odaklanır.

İzinler puantaj kayıtlarında dikkate alınabilir mi

Evet. Çalışanın belirli bir tarihte neden çalışmadığının anlaşılması için izin kayıtlarının puantaj değerlendirmesiyle birlikte incelenmesi önemlidir.

Vardiyalı çalışanlar için puantaj takibi yapılabilir mi

Evet. Vardiyalı işletmelerde çalışanın o gün için planlanan çalışma düzeni ile gerçekleşen kayıtlarının birlikte değerlendirilmesi gerekir.

Basit İK otomatik bordro hesaplıyor mu

Puantaj yönetimi ile bordro hesaplama aynı süreç değildir. Basit İK'da personel, izin, mesai ve puantajla ilişkili kayıtlar yönetilebilir; ücret ve yasal bordro hesaplamaları ayrıca değerlendirilmelidir.