Personel İletişim ve Çalışma Bilgilerini Tek Panelden Yönetin

Bir çalışanın personel kaydı yalnızca adı, soyadı ve telefon numarasından oluşmaz. İletişim bilgileri, departmanı, pozisyonu, şubesi, işe giriş tarihi ve çalışma durumuyla birlikte güncel tutulmalıdır. basitik.com üzerindeki Basit İK, çalışan kayıtlarını farklı Excel tablolarında ve dosyalarda tutmak yerine personel bilgilerini merkezi bir yapı içerisinde yönetmenize yardımcı olur.

Çalışan sayısı arttıkça personel bilgilerinin güncelliğini korumak da zorlaşır. Telefon numarası değişebilir, çalışan başka bir departmana geçebilir, pozisyonu güncellenebilir veya farklı bir şubede görevlendirilebilir. Basit İK ile personel iletişim ve çalışma bilgilerini çalışan bazında düzenleyerek ihtiyaç duyduğunuz kayda tek panelden ulaşabilirsiniz.

Personel Bilgilerini Düzenli Tutmak Neden Önemlidir

İşletmelerde personel bilgileri birçok farklı süreçte kullanılır.

İnsan kaynakları ekibi çalışanla iletişim kurmak, departman dağılımını görmek veya mevcut personel yapısını kontrol etmek için bu kayıtlara ihtiyaç duyar.

Ancak bilgiler farklı Excel dosyalarında, e-posta kutularında veya kişisel notlarda tutulduğunda hangi kaydın güncel olduğu belirsiz hale gelebilir.

Örneğin bir çalışanın eski telefon numarası bir tabloda, yeni numarası başka bir dosyada bulunabilir.

Benzer şekilde çalışan yeni bir pozisyona geçmiş olmasına rağmen eski personel listesinde önceki görevi görünmeye devam edebilir.

Merkezi personel kayıt sistemi bu dağınıklığı azaltır.

Personel İletişim Bilgilerini Tek Yerden Yönetin

Çalışanın iletişim bilgileri en temel personel kayıtlarından biridir.

Bu bilgiler arasında;

• telefon numarası,
• e-posta adresi,
• adres bilgileri,
• acil durumda ulaşılabilecek bilgiler,
• şirket içi iletişim için kullanılan diğer kayıtlar

yer alabilir.

Özellikle çalışan sayısı yüksek işletmelerde iletişim bilgilerinin güncel tutulması önem kazanır.

Bir yöneticinin çalışan telefon numarasını öğrenmek için eski WhatsApp gruplarını veya Excel dosyalarını araması gerekmemelidir.

Çalışan bilgileri merkezi tutulduğunda yetkili kullanıcılar ihtiyaç duydukları personel kaydına daha hızlı ulaşabilir.

Çalışma Bilgilerini Personel Kaydıyla Birlikte Tutun

Personel kayıtlarının ikinci önemli bölümü çalışma bilgileridir.

Bir çalışanın yalnızca kim olduğu değil, işletme içerisindeki mevcut görevi de bilinmelidir.

Çalışma bilgileri içerisinde;

• departman,
• pozisyon,
• şube,
• işe giriş tarihi,
• çalışma durumu,
• yönetici bilgisi,
• görev alanı

gibi kayıtlar bulunabilir.

Bu bilgilerin çalışan kartıyla bağlantılı olması organizasyon yapısını daha anlaşılır hale getirir.

Örneğin satış departmanındaki çalışanları görmek istediğinizde farklı listeleri birleştirmek yerine personel kayıtlarını departmana göre düzenleyebilirsiniz.

Departman Bilgilerini Güncel Tutun

İşletmeler büyüdükçe departman yapıları da değişebilir.

Yeni ekipler kurulabilir, çalışanlar farklı departmanlara geçebilir veya mevcut departmanlar yeniden düzenlenebilir.

Örneğin müşteri hizmetleri ekibinde çalışan bir personel daha sonra satış departmanına geçebilir.

Bu değişiklik yalnızca yöneticinin bilgisinde kaldığında eski listeler güncelliğini kaybeder.

Personel kaydındaki departman bilgisinin güncellenmesi sayesinde mevcut organizasyon yapısı daha doğru görülebilir.

Basit İK'da çalışanları departman bilgileriyle birlikte düzenleyerek personel yapınızı tek sistem içerisinde yönetebilirsiniz.

Pozisyon Değişikliklerini Personel Kayıtlarına Yansıtın

Bir çalışanın işletmedeki görevi zaman içerisinde değişebilir.

Örneğin;

• satış temsilcisi satış uzmanı olabilir,
• ekip üyesi takım liderliğine geçebilir,
• uzman çalışan yönetici pozisyonuna yükselebilir,
• farklı bir görev alanına atanabilir.

Bu değişikliklerin personel kayıtlarına yansıtılması önemlidir.

Aksi durumda organizasyon içerisinde çalışanın gerçekte yaptığı işle sistemde görünen pozisyon birbirinden farklı hale gelir.

Güncel pozisyon bilgileri hem insan kaynakları ekibinin hem de yöneticilerin personel yapısını daha kolay anlamasını sağlar.

Şube Bilgilerini Çalışan Bazında Takip Edin

Birden fazla şubesi bulunan işletmelerde çalışanların hangi lokasyonda görev yaptığı da önemli bir personel bilgisidir.

Özellikle;

• mağaza zincirleri,
• marketler,
• klinikler,
• restoranlar,
• oteller,
• eğitim kurumları,
• saha ekipleri,
• çok lokasyonlu hizmet işletmeleri

için şube bilgisi personel yönetiminin temel parçalarından biri olabilir.

Çalışan farklı bir şubeye geçtiğinde kayıtlarının da güncellenmesi gerekir.

Bu sayede merkez yönetim hangi şubede kaç çalışanın bulunduğunu daha kolay görebilir.

İşe Giriş Tarihlerini Düzenli Kaydedin

İşe giriş tarihi çalışan kaydının temel bilgilerinden biridir.

Bu tarih personelin işletmedeki çalışma geçmişini anlamak açısından önem taşır.

Örneğin insan kaynakları ekibi;

• yeni işe başlayan çalışanları,
• uzun süredir işletmede çalışan personeli,
• belirli tarihler arasında işe başlayanları

ayırmak isteyebilir.

İşe giriş tarihinin merkezi personel kaydında bulunması, farklı dosyalardan tarih arama ihtiyacını azaltır.

Ayrıca onboarding, deneme süreci ve personel kayıtlarının düzenlenmesi gibi işlemlerde de başlangıç tarihinin tek noktadan görülebilmesi günlük İK operasyonunu kolaylaştırır.

Aktif ve Ayrılan Çalışanları Birbirine Karıştırmayın

Personel listelerinde sık görülen sorunlardan biri aktif ve artık işletmede çalışmayan personelin aynı tabloda tutulmasıdır.

Çalışan sayısı arttıkça eski kayıtların ayıklanması zorlaşabilir.

Örneğin bir Excel tablosunda 150 kişi bulunabilir ancak bunların yalnızca 110'u aktif olarak çalışıyor olabilir.

Personel durumunun güncel tutulması işletmenin mevcut çalışan sayısını daha doğru görmesini sağlar.

Aktif çalışanlarla geçmiş personel kayıtlarının birbirinden ayrılması özellikle raporlama ve personel planlamasında daha düzenli bir yapı oluşturur.

Çalışan Kartı Nedir

Çalışan kartı, personelle ilgili temel bilgilerin tek bir kayıt altında tutulduğu yapıdır.

İyi düzenlenmiş bir çalışan kartında kişinin yalnızca iletişim bilgileri değil, işletme içerisindeki çalışma bilgileri de bulunur.

Örneğin çalışan kartında;

• ad soyad,
• iletişim bilgileri,
• departman,
• pozisyon,
• şube,
• işe giriş tarihi,
• çalışma durumu

gibi bilgiler birlikte görülebilir.

Bunun yanında işletmenin kullandığı İK sistemine göre izin, mesai, evrak ve diğer personel süreçleri de aynı çalışanla ilişkilendirilebilir.

Böylece insan kaynakları ekibi her işlem için ayrı bir personel listesi oluşturmak zorunda kalmaz.

Excel ile Personel Bilgileri Takibi Neden Zorlaşır

Az sayıda çalışanı bulunan işletmeler başlangıçta personel kayıtlarını Excel ile yönetebilir.

Örneğin tabloda;

gibi alanlar bulunabilir.

Ancak işletme büyüdükçe tablo da büyür.

Yeni çalışanlar eklenir, ayrılan çalışanlar oluşur, telefon numaraları değişir, pozisyonlar güncellenir ve farklı kullanıcılar aynı dosyanın kopyalarını kullanmaya başlayabilir.

Bir süre sonra;

personel.xlsx

personel-guncel.xlsx

personel-son.xlsx

personel-son-guncel-2.xlsx

gibi dosyalar ortaya çıkabilir.

Asıl sorun Excel'in kullanılması değil, personel bilgilerinin birden fazla kopyaya dağılmasıdır.

Merkezi bir personel yönetim programı tek güncel kayıt üzerinden ilerlemeyi kolaylaştırır.

Personel Bilgilerini Farklı Dosyalarda Tutmayın

Bazı işletmelerde iletişim bilgileri ayrı tabloda, departman listesi başka tabloda ve özlük bilgileri farklı klasörlerde tutulur.

Bu yapı aynı çalışana ait bilgilerin birden fazla yerde tekrar edilmesine yol açabilir.

Örneğin çalışan telefon numarasını değiştirdiğinde üç farklı dosyanın güncellenmesi gerekebilir.

Dosyalardan biri unutulursa artık aynı çalışan için birden fazla farklı bilgi bulunur.

Personel bilgilerinin merkezi tutulması bu tekrarları azaltır.

Çalışanın temel kaydı güncellendiğinde ekip aynı personel kaydı üzerinden ilerleyebilir.

Yeni Çalışanların Bilgilerini Başlangıçtan İtibaren Düzenleyin

Yeni bir çalışan işe başladığında temel personel bilgilerinin ilk günden düzenli oluşturulması sonraki işlemleri kolaylaştırır.

Yeni çalışan için;

• iletişim bilgileri,
• işe giriş tarihi,
• departman,
• pozisyon,
• şube,
• çalışma durumu

gibi alanlar kaydedilebilir.

Bu aşamadan sonra çalışanın izin, mesai, evrak ve diğer İK süreçleri aynı personel kaydıyla ilişkilendirilebilir.

Böylece yeni çalışan için birbirinden bağımsız dosyalar oluşturmak yerine tek bir personel yapısı kullanılır.

Personel Değişikliklerini Zamanında Güncelleyin

Çalışan bilgilerinin sisteme bir kez girilmesi yeterli değildir.

Personel kayıtları yaşayan verilerdir.

Çalışanın;

• telefon numarası değişebilir,
• adresi güncellenebilir,
• departmanı değişebilir,
• pozisyonu değişebilir,
• başka bir şubeye geçebilir,
• çalışma durumu değişebilir.

Bu değişiklikler düzenli şekilde kaydedilmediğinde personel sistemi zaman içerisinde gerçek organizasyon yapısından uzaklaşır.

Bu nedenle insan kaynakları ekibinin personel değişikliklerini günlük operasyonun bir parçası olarak güncel tutması gerekir.

Çok Şubeli İşletmelerde Merkezi Personel Kaydı

Çok şubeli yapılarda personel bilgilerinin merkezi tutulması daha da önemlidir.

Her şubenin ayrı Excel dosyası kullanması durumunda merkez yönetimin güncel personel sayısını çıkarması zorlaşabilir.

Örneğin beş farklı şubenin her birinde ayrı çalışan listesi bulunuyorsa personel hareketlerinin merkeze aktarılması gerekir.

Merkezi bir sistemde ise çalışanlar şube bilgileriyle birlikte kaydedilebilir.

Bu sayede işletme genelindeki personel kayıtları aynı yapı içerisinde tutulurken çalışanlar kendi şubelerine göre de ayrılabilir.

İnsan Kaynakları Ekibinin Bilgiye Ulaşmasını Kolaylaştırın

İK operasyonlarında zamanın önemli bir bölümü bilgi aramakla geçebilir.

“Bu çalışan hangi departmanda?”

“İşe ne zaman başlamıştı?”

“Telefon numarası güncel mi?”

“Hangi şubede çalışıyor?”

“Pozisyonu neydi?”

gibi basit soruların cevabı farklı dosyalarda aranıyorsa personel kayıt yapısı yeterince merkezi değildir.

Güncel çalışan kartları bu soruların cevabına daha hızlı ulaşılmasını sağlar.

İnsan kaynakları ekibi bilgi aramak yerine asıl personel süreçlerine daha fazla zaman ayırabilir.

Güncel Personel Kayıtları Raporlamayı da Kolaylaştırır

Bir rapor ancak dayandığı veriler kadar sağlıklıdır.

Departman veya şube bilgileri eskiyse çalışan dağılımı raporları da mevcut yapıyı doğru yansıtmaz.

Aynı şekilde ayrılmış çalışanlar hâlâ aktif görünüyorsa toplam personel sayısı gerçeğin üzerinde çıkabilir.

Bu nedenle raporlama yalnızca grafik veya tablo oluşturmak değildir.

Öncelikle personel kayıtlarının güncel olması gerekir.

Çalışan bilgilerinin düzenli tutulması departman dağılımı, aktif çalışan sayısı ve diğer temel İK göstergelerinin daha anlamlı hale gelmesini sağlar.

Kimler Personel Bilgilerini Merkezi Sistemle Yönetebilir

Merkezi çalışan kayıt yapısı yalnızca büyük şirketler için gerekli değildir.

Özellikle;

• çalışan sayısı giderek artan işletmeler,
• birden fazla departmanı bulunan şirketler,
• farklı şubelerde personel çalıştıran işletmeler,
• sık personel hareketi yaşayan ekipler,
• Excel dosyaları arasında bilgi aramak istemeyen İK ekipleri,
• çalışan kayıtlarını standartlaştırmak isteyen işletmeler

personel bilgilerini tek panelde yönetmekten fayda sağlayabilir.

20 çalışanlı bir işletmede bile personel bilgileri birden fazla dosyaya dağıldığında güncelliği korumak zorlaşabilir.

Personel Bilgileri Yönetilirken Nelere Dikkat Edilmeli

Çalışan kayıtlarının düzenli olması için karmaşık bir yapı kurmak gerekmez.

Temel amaç doğru bilginin doğru çalışan kaydında güncel şekilde tutulmasıdır.

İşletmeler özellikle;

• aynı çalışan için birden fazla kayıt oluşturmamaya,
• departman ve pozisyon bilgilerini güncel tutmaya,
• ayrılan çalışanların durumunu değiştirmeye,
• şube değişikliklerini kaydetmeye,
• iletişim bilgilerini gerektiğinde güncellemeye,
• personel kayıtlarını yalnızca yetkili kullanıcıların yönetmesine

dikkat etmelidir.

Düzenli veri yapısı, kullanılan yazılımdan bağımsız olarak personel yönetiminin temelidir.

Basit İK ile Personel İletişim ve Çalışma Bilgilerini Tek Panelde Toplayın

Personel bilgileri farklı tablolar ve dosyalar arasında dağıldığında küçük bir değişiklik bile birden fazla kaydın güncellenmesini gerektirebilir.

Basit İK, çalışanların temel bilgilerini personel kartları içerisinde düzenleyerek iletişim, departman, pozisyon, şube ve çalışma bilgilerinin aynı yapı içerisinde tutulmasına yardımcı olur.

Basit İK'nın avantajı yalnızca bir çalışan listesi oluşturmak değildir. Personel kayıtlarını izin, mesai, evrak, departman ve diğer insan kaynakları süreçleriyle aynı sistem içerisinde yönetebilirsiniz.

Böylece çalışan bilgileriniz yalnızca arşivde duran kayıtlar olmaktan çıkar ve günlük insan kaynakları operasyonunun aktif bir parçası haline gelir.

Personel bilgilerinizi daha düzenli yönetmek ve çalışan kayıtlarını farklı Excel dosyalarından tek bir sisteme taşımak için Basit İK'yı basitik.com üzerinden ücretsiz deneyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Personel iletişim bilgileri nasıl takip edilir?

Çalışanların telefon, e-posta ve diğer temel iletişim bilgileri personel kartlarında merkezi olarak tutulabilir. Bilgi değiştiğinde çalışan kaydı güncellenerek eski tabloların kullanılmasının önüne geçilebilir.

Çalışan çalışma bilgileri nelerdir?

Departman, pozisyon, şube, işe giriş tarihi ve çalışma durumu gibi bilgiler çalışanın işletmedeki mevcut görev ve organizasyon bilgisini gösteren temel kayıtlardır.

Çalışanın departmanı değiştiğinde ne yapılmalı?

Departman değişikliği personel kaydına güncel haliyle işlenmelidir. Böylece mevcut organizasyon yapısı ve departman bazlı personel bilgileri doğru kalır.

Personel bilgileri Excel yerine programda tutulabilir mi?

Evet. Merkezi personel yönetim programları çalışan bilgilerinin farklı Excel dosyalarına dağılmasını azaltarak tek güncel kayıt üzerinden çalışmayı kolaylaştırır.

Çok şubeli işletmeler personel bilgilerini tek sistemde tutabilir mi?

Evet. Çalışanlar şube bilgileriyle birlikte kaydedilerek farklı lokasyonlardaki personel kayıtları merkezi şekilde yönetilebilir.

Basit İK'da personel kayıtlarıyla hangi bilgiler yönetilebilir?

Basit İK'da çalışan kayıtları; departman, pozisyon, işe giriş tarihi ve iletişim bilgileri gibi temel personel bilgileriyle birlikte yönetilebilir. İzin, mesai ve personel evrakı gibi diğer İK süreçleri de çalışan kayıtlarıyla bağlantılı şekilde takip edilebilir.