Personel Deneme Süresi Takip Programı: Yeni Çalışan Kontrollerini ve İK Hatırlatmalarını Yönetin

Deneme süresi takip programı, yeni işe başlayan çalışanların ilk çalışma dönemindeki görevlerini, değerlendirme süreçlerini, önemli tarihlerini ve insan kaynakları kontrollerini düzenli biçimde yönetmeyi sağlar. Basit İK, personel kayıtlarıyla birlikte görev ve hatırlatma özelliklerini tek panelde sunarak işletmelerin yeni çalışan süreçlerini daha sistemli takip etmesine yardımcı olur.

Yeni bir personelin işe başlaması yalnızca iş sözleşmesinin hazırlanması ve çalışan kaydının açılmasıyla tamamlanmaz. Çalışanın görevlerini öğrenmesi, eksik evraklarının kontrol edilmesi, yöneticisiyle değerlendirme görüşmelerinin yapılması ve deneme süresinin bitiş tarihinin takip edilmesi gerekir. Basit İK ile bu İK işlemleri merkezi bir çalışma düzenine taşınabilir, böylece önemli kontrollerin kişisel notlarda unutulma riski azaltılabilir.

Özellikle aynı dönemde birden fazla çalışanı işe alan şirketlerde personel deneme süresi takibi önemli bir operasyonel ihtiyaçtır. Her çalışanın işe giriş tarihi, departmanı, görevleri ve değerlendirme takvimi farklı olabilir. Basit İK'nın personel yönetimi, görev, hatırlatma ve belge özellikleri birlikte kullanılarak yeni başlayan çalışanların ilk dönem süreçleri daha kontrollü yürütülebilir.

Deneme Süresi Takip Programı Nedir?

Deneme süresi takip programı, işe yeni alınan personelin belirlenen deneme dönemi boyunca gerçekleştirmesi gereken işlemlerin ve İK kontrollerinin takip edilmesine yardımcı olan yazılım çözümüdür.

Bu tür sistemlerin amacı yalnızca bir çalışanın işe başlama tarihini kaydetmek değildir. Çalışanın ilk döneminde tamamlanması gereken idari işlemleri, yönetici görüşmelerini ve yaklaşan kontrol tarihlerini de düzenli biçimde takip etmektir.

Bir çalışan deneme süresi programı aşağıdaki ihtiyaçlara cevap vermelidir:

• Yeni çalışanın temel personel bilgilerinin saklanması
• İşe giriş tarihinin kayıt altında tutulması
• Deneme süresi bitişinin takip edilmesi
• Yapılacak İK işlemlerinin belirlenmesi
• Yönetici değerlendirmelerinin planlanması
• Personel evraklarının kontrol edilmesi
• Eksik işlemler için hatırlatmalar oluşturulması
• Süreç sonunda yapılan değerlendirmelerin düzenlenmesi

Basit İK, çalışan bilgileriyle birlikte görev ve hatırlatma kayıtlarının yönetilmesini sağlayarak bu ihtiyaçlar için merkezi bir çalışma ortamı sunar.

Personel Deneme Süresi Takibi Neden Önemlidir?

Yeni işe başlayan çalışanın ilk dönemi hem işletme hem de personel açısından önemlidir.

İşveren çalışanın görevlerini öğrenmesini, sorumluluklarını yerine getirmesini ve ekip içindeki çalışma düzenine uyumunu değerlendirirken çalışan da pozisyonuna ve işyerine alışmaya çalışır.

Ancak bu süreçte insan kaynakları departmanının takip etmesi gereken birçok işlem bulunur.

Örneğin yeni başlayan bir çalışanın yöneticisiyle değerlendirme görüşmesi planlanmamış olabilir. Başka bir çalışanın eksik belgesi tamamlanmamış veya deneme süresinin bitiş tarihi gözden kaçmış olabilir.

Bu tür eksiklikler özellikle çalışan sayısı arttıkça daha sık yaşanabilir.

Yeni personel takip programı kullanmanın temel faydası, işe başlangıç sonrası kontrolleri kişisel hafızaya bağlı olmaktan çıkarmaktır.

Böylece İK sorumluları hangi çalışanla ilgili hangi işlemin yapılması gerektiğini daha düzenli takip edebilir.

Yeni Çalışan Bilgilerini Tek Merkezde Tutun

Etkili bir işe başlayan personel takibi için öncelikle çalışan bilgilerinin eksiksiz ve güncel tutulması gerekir.

Basit İK'nın personel yönetimi özelliği sayesinde her çalışan için merkezi bir personel kaydı oluşturulabilir.

Bu kayıtlarda çalışanın:

• Adı ve soyadı
• İletişim bilgileri
• İşe giriş tarihi
• Departmanı
• Pozisyonu
• Temel çalışma bilgileri

düzenli biçimde yönetilebilir.

Özellikle işe giriş tarihi, deneme süresine ilişkin kontrol takviminin hazırlanmasında önemlidir.

Personel kartındaki başlangıç bilgisi esas alınarak iş sözleşmesinde kararlaştırılan deneme süresinin bitişi ayrıca kontrol edilmeli ve ilgili İK takip işi oluşturulmalıdır.

Böylece çalışan bilgileri ile takip edilmesi gereken işlemler aynı insan kaynakları sistemi içerisinde bulunur.

Basit İK'nın çalışan kayıtlarına yönelik özelliklerini Personel Yönetim Sistemi sayfasından inceleyebilirsiniz.

İşe Giriş Sonrasında Yapılacak Görevleri Planlayın

Yeni çalışanın ilk günlerinde yapılması gereken işlemler işletmenin faaliyet alanına ve pozisyona göre farklılaşabilir.

Ofis çalışanıyla teknik servis personelinin ihtiyaç duyduğu ekipman, eğitim ve çalışma hazırlıkları aynı olmayabilir.

Bu nedenle her yeni çalışan için takip edilmesi gereken görevlerin önceden belirlenmesi faydalıdır.

İlk Gün Tamamlanacak İşlemler

İşe başlangıç aşamasında insan kaynakları ve ilgili departman yöneticisi belirli kontroller gerçekleştirebilir.

Örneğin:

• Personel kaydının oluşturulması
• Departman ve pozisyon bilgilerinin kontrolü
• İş sözleşmesinin ilgili kayıtlarla eşleştirilmesi
• Gerekli iş ekipmanlarının tesliminin kontrolü
• Şirket içi çalışma kurallarının açıklanması

Bu işlemler çalışan başlangıç sürecinin daha düzenli ilerlemesine yardımcı olur.

İlk Haftalarda Yapılacak Kontroller

İlk gün tamamlanan idari işlemler, çalışanın bütün başlangıç sürecinin bittiği anlamına gelmez.

İlerleyen haftalarda görevlerin öğrenilmesi, gerekli eğitimlerin tamamlanması ve yöneticinin geri bildirim vermesi gerekebilir.

Basit İK'nın görev ve hatırlatma özellikleriyle bu tür kontrol işleri kayıt altında tutulabilir.

Böylece İK ekibi yalnızca yeni personelin işe başladığını değil, sonrasında takip edilmesi gereken işlemleri de yönetebilir.

Deneme Süresi Hatırlatma Sistemi Nasıl Kullanılır?

Deneme süresi takibinde en önemli konulardan biri, kontrol edilmesi gereken tarihlerin gözden kaçırılmamasıdır.

Özellikle farklı tarihlerde işe başlayan çalışanların bulunduğu şirketlerde, her personelin deneme süresinin bitişini yalnızca bir Excel tablosunda takip etmek zorlaşabilir.

Bir çalışanın değerlendirme görüşmesi yaklaşırken başka bir çalışanın evrak kontrolü veya yönetici onayı bekleniyor olabilir.

Basit İK'nın görev ve hatırlatma yapısı, bu işlemlerin merkezi olarak kayıt altına alınmasına yardımcı olur.

Örneğin şu takip işleri oluşturulabilir:

• Yeni başlayan çalışanın ilk hafta kontrolünü gerçekleştir.
• Personelin eksik evraklarını gözden geçir.
• Departman yöneticisinden değerlendirme talep et.
• Deneme süresi bitiş tarihinden önce personel görüşmesini planla.
• Değerlendirme sonrasında gerekli İK kayıtlarını tamamla.

Bu yaklaşım, belirli bir tarihte yapılması gereken işlemlerin unutulma riskini azaltır.

Deneme Süresi Bitiş Tarihi Nasıl Takip Edilmeli?

Deneme süresinin bitiş tarihi, çalışanın iş sözleşmesindeki koşullara göre belirlenmelidir.

4857 sayılı İş Kanunu'nun 15. maddesine göre deneme süresi genel olarak en fazla iki ay olabilir. Toplu iş sözleşmesiyle bu süre dört aya kadar uzatılabilir. Ancak işe başlayan her çalışan için kendiliğinden deneme süresi oluşmaz; tarafların bu konuda anlaşmış olması gerekir. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı

İnsan kaynakları departmanı, ilgili sözleşmeyi kontrol ederek değerlendirme tarihini belirlemelidir.

Önemli olan yalnızca bitiş gününü kaydetmek değil, bu tarihten önce gerekli yönetici değerlendirmesinin yapılmasını sağlamaktır.

Basit İK'da bunun için görev ve hatırlatma kayıtları kullanılabilir. Böylece İK sorumlusu yaklaşan değerlendirme işlemlerini günlük takip düzenine dahil edebilir.

Deneme süresinin hukuki yönü hakkında ayrıntılı bilgi almak için Deneme Süresi Nedir? içeriğini inceleyebilirsiniz.

Yönetici Değerlendirmelerini Düzenli Hale Getirin

Personel deneme süresi takibi yalnızca insan kaynakları departmanının sorumluluğunda değildir.

Çalışanın doğrudan bağlı olduğu yönetici de bu süreçte önemli bir role sahiptir.

Yönetici, çalışanın görevlerini yerine getirme durumunu, öğrenme sürecini ve gelişim ihtiyaçlarını değerlendirebilir.

Bu değerlendirmelerin yalnızca sözlü yapılması, daha sonra hangi konuların görüşüldüğünün hatırlanmasını zorlaştırabilir.

Bu nedenle şirket içerisinde standart bir değerlendirme yöntemi oluşturulması faydalıdır.

Deneme Süresinde Hangi Kriterler Değerlendirilebilir?

Pozisyona uygun olarak aşağıdaki konular incelenebilir:

1. Görev bilgisi: Çalışan kendisinden beklenen işleri anlayabiliyor mu?
2. İş kalitesi: Verilen görevleri beklenen standartlarda tamamlayabiliyor mu?
3. Öğrenme süreci: Yeni sistemlere ve çalışma yöntemlerine uyum sağlayabiliyor mu?
4. İletişim: Ekip arkadaşları ve yöneticisiyle etkili iletişim kurabiliyor mu?
5. Gelişim ihtiyacı: Hangi konularda ek eğitim veya destek gerekiyor?

Değerlendirmelerin objektif, işle ilgili ve somut gözlemlere dayanması önemlidir.

Basit İK'da değerlendirme görüşmelerine ilişkin takip işleri oluşturulabilir. Hazırlanan değerlendirme belgeleri de işletmenin uygun kayıt ve erişim düzeni çerçevesinde ilgili personel sürecine dahil edilebilir.

Böylece çalışan hakkında alınacak kararlar, yalnızca son gün yapılan kısa bir görüşmeye bağlı kalmaz.

Yeni Çalışan Belgelerini Dijital Ortamda Yönetin

Yeni personelin deneme döneminde yalnızca görevleri değil, işe giriş belgeleri de kontrol edilmelidir.

İş sözleşmeleri, görev için gerekli sertifikalar, diploma ve diğer özlük belgeleri farklı klasörlerde saklandığında eksik evrakların tespit edilmesi zorlaşabilir.

Basit İK'nın özlük ve belge yönetimi özelliği sayesinde personel evrakları ilgili çalışan kaydıyla birlikte tutulabilir.

Böylece İK sorumluları:

• Çalışanın mevcut belgelerini kontrol edebilir.
• Eksik belgeleri belirleyebilir.
• Evrakların hangi personele ait olduğunu kolayca görebilir.
• Tamamlanması gereken belge işlemlerini görev olarak takip edebilir.

Özellikle aynı anda çok sayıda yeni personelin işe başladığı işletmelerde bu yöntem önemli kolaylık sağlar.

Personel belgelerinin merkezi yönetimi hakkında Personel Özlük Dosyası Programı sayfasından bilgi alabilirsiniz.

Deneme Süresindeki Personel İçin Örnek İK Takip Planı

İşletmeler yeni başlayan çalışanlar için standart bir operasyonel kontrol planı hazırlayabilir.

Aşağıdaki örnek, işe giriş sonrasında uygulanabilecek bir takip düzenini göstermektedir.

Bu plan örnek niteliğindedir. Kontrol tarihleri ve değerlendirme aşamaları işletmenin ihtiyaçlarına göre belirlenmelidir.

Tablodaki takip işleri Basit İK'nın görev ve hatırlatma özelliğinden yararlanılarak günlük İK düzenine dahil edilebilir.

Basit İK ile Yeni Çalışan Takibi Nasıl Yapılır?

Basit İK'nın mevcut personel yönetimi özellikleri birlikte kullanıldığında yeni çalışanların ilk dönem süreçleri için düzenli bir takip yöntemi oluşturulabilir.

1. Personel Kaydını Oluşturun

Yeni çalışanın işe giriş tarihini, departmanını, pozisyonunu ve temel bilgilerini sisteme ekleyin.

2. Gerekli Evrakları Düzenleyin

İş sözleşmesi ve pozisyon için gerekli belgeleri ilgili personel kaydıyla ilişkilendirin.

3. Takip Edilecek Görevleri Belirleyin

İlk hafta kontrolü, eksik belge tamamlanması ve yönetici görüşmesi gibi yapılacak işleri kayıt altına alın.

4. Değerlendirme Tarihlerini Planlayın

Sözleşmede belirlenen deneme süresini dikkate alarak ilgili görüşmeler için hatırlatmalar oluşturun.

5. Süreci Gözden Geçirin

İK ve departman yöneticisi tarafından yapılan değerlendirmeler doğrultusunda gerekli kayıt ve işlemleri tamamlayın.

Bu şekilde Basit İK, yeni çalışan takip sistemi ihtiyacının personel kayıtları, belgeler, görevler ve hatırlatmalarla ilgili bölümlerini ortak bir panelde karşılamaya yardımcı olur.

Deneme Süresi Takip Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Yeni çalışan süreçlerini dijital ortamda yönetmek isteyen işletmeler, yazılım seçimi sırasında yalnızca personel listesi oluşturulup oluşturulamadığına bakmamalıdır.

İşe giriş sonrasında ortaya çıkan işlemlerin nasıl takip edileceği de önemlidir.

Özellikle aşağıdaki sorular değerlendirilmelidir:

• Personelin işe giriş tarihi sistemde tutulabiliyor mu?
• Çalışan bilgileri departman ve pozisyonlarla ilişkilendirilebiliyor mu?
• Deneme süresi kontrolleri için görev oluşturulabiliyor mu?
• İK hatırlatmaları düzenli takip edilebiliyor mu?
• Personel evrakları çalışan bazında saklanabiliyor mu?
• Yönetici görüşmeleri için takip işleri planlanabiliyor mu?
• İnsan kaynakları süreçleri web üzerinden yönetilebiliyor mu?

Basit İK'nın merkezi personel kayıtları, belge yönetimi ve görev-hatırlatma özellikleri, bu ihtiyaçları karşılamak isteyen işletmeler için değerlendirilebilir.

Ayrıca web tabanlı yapısı sayesinde personel süreçleri ayrı bir masaüstü yazılım kurulumu gerektirmeden yönetilebilir.

Yeni Personel Süreçlerini Basit İK ile Daha Düzenli Yönetin

Yeni işe başlayan çalışanların ilk dönemi, yalnızca işe giriş evraklarının hazırlanmasından ibaret değildir. Görevlerin takip edilmesi, yönetici görüşmelerinin planlanması, değerlendirme tarihlerinin kontrol edilmesi ve eksik İK işlemlerinin tamamlanması gerekir.

Basit İK; personel kayıtlarını, işe giriş bilgilerini, özlük belgelerini, görevleri ve hatırlatmaları merkezi bir yapıda sunarak bu süreçlerin daha düzenli yönetilmesine yardımcı olur.

Yeni çalışanlarınızın deneme süreci kontrollerini ve İK hatırlatmalarını tek panelden takip etmek istiyorsanız Basit İK'yı ücretsiz deneyin.

Basit İK Ücretsiz Demo Hesabı Oluşturun

Sık Sorulan Sorular

1. Deneme süresi takip programı ne işe yarar?

Deneme süresi takip programı, yeni işe başlayan çalışanların önemli tarihlerini, değerlendirme görüşmelerini, personel belgelerini ve yapılması gereken İK işlemlerini düzenli takip etmeye yardımcı olur. Böylece kontrollerin unutulma riski azaltılabilir.

2. Basit İK ile personel deneme süresi takibi yapılabilir mi?

Evet. Basit İK'nın personel yönetimi, görev ve hatırlatma özellikleri kullanılarak deneme süresine ilişkin kontrol işleri takip edilebilir. Çalışanın işe giriş bilgileriyle birlikte değerlendirme ve evrak kontrolleri merkezi bir düzende yönetilebilir.

3. Deneme süresi bitişi için hatırlatma oluşturulabilir mi?

Basit İK, personelle ilgili görev ve hatırlatmaların kayıt altına alınmasını destekler. İK sorumluları deneme süresi bitişini kontrol etmek ve yönetici görüşmesi planlamak gibi işlemler için bu özelliklerden yararlanabilir.

4. Yeni çalışanların değerlendirme süreçleri nasıl takip edilir?

İnsan kaynakları departmanı ve ilgili yönetici, değerlendirme görüşmelerini önceden planlayabilir. Görüşmelere ilişkin görevler kayıt altına alınabilir ve değerlendirme belgeleri uygun personel kayıt düzeni içerisinde saklanabilir.

5. Basit İK'yı yeni personel takibi için ücretsiz deneyebilir miyim?

Evet. Basit İK'nın ücretsiz demo hesabını oluşturarak personel kayıtlarını, özlük belgelerini ve temel insan kaynakları özelliklerini inceleyebilirsiniz. İşletmenizin deneme süresi takip ihtiyaçlarına uygunluğunu değerlendirmek için ücretsiz kayıt sayfasını ziyaret edebilirsiniz.